Változásmenedzsment: mikor van rá szükség és miben segít?

Bluebird

2021. október 1.


A változás elkerülhetetlen, kiválthatják külső- és belső tényezők is. Miről szól a változás menedzsment, és mitől lesz sikeres? Tudj meg többet!

More...

Változás menedzsment: a sikertelenség és a káosz ellenszere

A változásmenedzsment (change management) az elmúlt közel két évben talán soha nem látott módon értékelődött föl a szervezetek (cégek, vállalatok) életében, hiszen a világ korábban nem tapasztalt sebességgel és kiterjedéssel változik, akár napról napra is.

A változásokat külső- és belső tényezők egyaránt elindíthatják; a politikai környezet változása, egy gazdasági krízis vagy a technológiai fejlődés éppen úgy lépéskényszerbe hozhat egy céget, ahogyan a nem megfelelő belső struktúra, a magas fluktuáció, vagy a konkurencia megjelenése. Bármelyikről is legyen szó, a sikeres változáshoz és a kívánt eredmény eléréséhez tudatosság, illetve rendszerszintű gondolkodás szükséges, a változások célja pedig alapvetően egy, a pillanatnyinál jobb állapot elérése. A változás minden esetben fájdalommal, az egyéni- és a szervezeti komfortzóna elhagyásával jár, amit a káosz elkerülése érdekében menedzselni kell. A változásmenedzsment éppen ehhez ad megfelelő struktúrát.

Változásmenedzsment: miről is beszélünk?

Változásmenedzsmentnek nevezzük azon folyamatok, eszközök, technikák összességét, amelyek a változások kezelését segítik a legjobb végeredmény elérésére érdekében az előkészítés legkorábbi szakaszától kezdve a megvalósításon keresztül a célok eléréséig. Nem feladata és önmagában nem is képes a költségcsökkentésre vagy az értékesítés növelésére. Úgy is mondhatnánk: a változásmenedzsment abban segíti a szervezeteket, hogy a törvényszerűen bekövetkező változásokat képesek legyenek tudatosan lekövetni és azokhoz alkalmazkodni ahelyett, hogy csupán elszenvednék azokat.

A változás egy szervezet esetében több területen is szükségszerű lehet; érintheti a stratégiát, az infrastruktúrát, a szervezeti hierarchiát és -kultúrát, a technológiai hátteret. Mélységét és hatását tekintve adaptív és transzformációs változásokról beszélhetünk. Előbbi esetében kicsi, fokozatos és ismétlődő változások történnek, amik érinthetik a termékeket, szolgáltatásokat, munkafolyamatokat a működés és a stratégia jövőbeli fejlesztése érdekében. A transzformációs változások azonban kiterjedt, nagyobb területeket átfogó folyamatok, amelyek például egy új termék- vagy üzletág bevezetésével összefüggő területeken mehetnek végbe. Gyakran drasztikus, a korábbi működésből való hirtelen kiugrásról van szó.

A változásmenedzsment több is modellje ismert (Lewin és Kotter modelljei, McKinsey 7-S modellje), most viszont nézzünk meg egy általános, gyakran alkalmazható modellt.

A szervezeti változás folyamatának általános modellje:

  • A probléma felismerése és leírása.
  • A célkitűzések kidolgozása.
  • A siker ismertetőjegyeinek meghatározása.
  • Információk gyűjtése.
  • A megoldás kidolgozása és a döntés.
  • Pontos intézkedési terv kidolgozása.
  • Az intézkedések végrehajtása.
  • Az eredményesség ellenőrzése.
Változásmenedzsment - Bluebird blog

Viszont a szervezeti változtatásokat célzó kezdeményezések, projektek ötven-hetven százaléka kudarccal végződik.

A sikertelenség leggyakoribb okai:

  • Hibás problémafeltárás.
  • Minimális, vagy nem megfelelő kommunikáció.
  • Bizalomhiány.
  • Elégtelen elköteleződés.
  • A változással szembeni erős ellenállás.

A sikeres változásmenedzsment alaplépései

Noha a változásmenedzsment – mint említettük – több modellel is dolgozik s a változások kiváltó okai, a kitűzött célok és az odáig vezető utak cégenként, vállalatonként eltérőek, a változáskezelés öt kulcslépésére mindenképpen figyelni kell. 

1. A szervezet fel kell készíteni a változásra

Ha a változás kényszere nem a derült égből villámcsapásként jelenik meg egy szervezet életében, adott a lehetőség a felkészülésre, amiben a vezető szerepe és felelőssége megkerülhetetlen. Legfontosabb feladata a változás okainak, illetve az érintett területek őszinte és pontos ismertetése, a kulcsemberek (véleményvezérek) megnyerése a sikeres változás érdekében.

2. A jövőkép, a célok és a tervek ismertetése

A vezető olyan reális és részletes tervet mutat be a szervezet tagjai számára, ami részletesen megfogalmazza a kívánt jövőképet, a változást motiváló célokat és az elérésükhöz szükséges terveket, folyamatokat, eszközöket.

Mit is kell tartalmaznia egy ilyen dokumentumnak?

Változásmenedzsment - Bluebird

Stratégiai célok: milyen célok érdekében történik a változás?

Változásmenedzsment - Bluebird

Főbb teljesítménymutatók: melyek azok a mutatók, indikátorok, amelyekkel a változás sikerét mérik?

Változásmenedzsment - Bluebird

Az érintettek köre és felelőssége: kik vesznek részt a folyamatban s kinek mi a feladta az egyes szakaszokban, ki a felelős a teljes projektért?

Változásmenedzsment - Bluebird

A változás hatósugara: melyek azok a területek, amelyeket érint a projekt s melyek azok, amelyek kívül esnek a folyamaton?

Változásmenedzsment - Bluebird

Felkészülés a váratlan helyzetekre: mik a folyamatot akadályozó ismert- és ismeretlen tényezők és azokra mik a lehetséges válaszok?

3. A végrehajtási szakasz

Az előzetesen megfogalmazott menetrend szerint el kell indítani a változás folyamatát. A végrehajtási szakaszban a változásmenedzsment legfontosabb feladatai közé tartozik a szervezet tagjainak felhatalmazása a célok eléréséhez szükséges lépések megtételére. Emellett időben beazonosítja a lehetséges- és a valós akadályozó tényezőket, amiket megszüntet vagy hatásukat mérsékli. Mivel a változás energiaigényes folyamat, a szervezet tagjai könnyen elveszíthetik motivációjukat, célt téveszthetnek, így újra és újra emlékeztetni szükséges őket a változás céljaira és az elérni kívánt jövőképre.

Változásmenedzsment - Bluebird

4. A beágyazás, alkalmazás és megtartás

A szervezet tagjai különösen a főbb folyamatok, munkafolyamatok, a stratégia és a céges kultúra területein hajlamosak az változás előtti állapotba való visszalépésre, a régi reflexek és eljárásmódok szerinti működésre. A változásmenedzsment legfontosabb feladata ekkor, hogy a változásokat a szervezeti kultúrába és a mindennapi gyakorlatba beágyazza, ezzel nehezítve meg a visszarendeződést.

5. A folyamat eredményességének ellenőrzése, visszamérése

A változásokat célzó projekt lezárulta egyáltalán nem jelenti a folyamat sikerességét is. Csak az előzetesen meghatározott mutatók, indikátorok, sikerkritériumok alapján állapítható meg a végeredmény.

A változásmenedzsment egyik legkeményebb kihívása

Az emberben ösztönösen alakul ki ellenállás a változásokkal szemben; egyfajta evolúciós örökségről van szó, ami szerint a változás ismeretlensége okán egyben veszélyt is jelent. Kotter szerint e tényező a változásmenedzsment egyik legnagyobb kihívása, hiszen a sikeres szervezeti változáshoz nagyfokú elköteleződés – a menedzsment több mint kétharmados, a dolgozók több mint felének támogatása – szükséges.

Az egyén szintjén megjelenő ellenállás mögött meghúzódhatnak racionális és érzelmi okok passzív vagy aktív magatartást kiváltva. Ezek feloldása csak az okok alapos feltérképezése és azok kezelése során lehetséges. A háttérben dolgozhat bizonytalanságérzet, bizalom- és önbizalomhiány, motiválatlanság, önérdekek, kiégés, a helyzet eltérő értékelése vagy a status quo elveszítésétől való félelem. Mivel a változás kimenetele alapvetően függ a szervezet tagjainak elköteleződéséről és motivációitól, a változásmenedzsmentnek akár egyéni szinten is meg kell találnia az ellenállást semlegesítő megoldásokat. S persze a destruktív magatartás megjelenhet szervezeti szinten is, ami fakadhat a szervezeti struktúrából, a több szintű hierarchikus felépítésből, a vezetési stílusból is. Mindezek a tényezők döntően befolyásolják, hogy a cég vagy vállalat mennyire képes alkalmazkodni s mennyire áll ellen a változásoknak.

Az ellenállás semlegesítése és a vezető kiemelkedő szerepe

A változás során az előzetes- és a rendszeres tájékoztatás, a nyílt- és őszinte kommunikáció a célokról, a változás irányáról, a szervezet tagjainak a folyamatokba, az őket érintő döntésekbe való bevonása az ötleteik meghallgatása mellett csökkenti az ellenállást és növeli az elfogadást. Mivel a hirtelen történő változás a frusztráció melegágya lehet, így az elfogadásra és a felkészülésre adott idő szintén az együttműködési hajlandóságot növeli. A sikeres változásmenedzsment nagyban függ a vezető attitűdjétől is; mivel az ő értékrendje és viselkedése jelentősen meghatározza a szervezeti kultúrát is, elkötelezettsége, példamutató magatartása és kommunikációja kulcsfontosságú. A dolgozók, a szervezet tagjai felé tanúsított bizalma, empátiája, toleranciája, motivációs képessége szintén az elfogadási hajlandóságot erősíti.

Változásmenedzsment: mikor oké a projekt?

A változásmenedzsment eredményei számos területen megmutatkoznak. Például a szervezeti kultúrát áthatja a bizalom, mérséklődik- vagy megszűnik a fluktuáció, a dolgozók érzik, hogy ők is fontosak és számítanak, magas szintű az együttműködési hajlandóságuk, a motivációjuk és az elkötelezettségük, a szervezet sikereit a személyes sikerüknek is érzik. De a sikeres változásmenedzsment eredménye lehet a hatékonyabb struktúra -szervezeti működés éppen úgy, ahogy a profit növekedése vagy egy krízis sikeres elhárítása.

Összefoglalva

  • A változás elkerülhetetlen, kiválthatják külső- és belső tényezők.
  • A változásokhoz való alkalmazkodás a szervezeti túlélés alapja.
  • A változás érinthet kisebb- és nagyobb területeket s mindig ellenállásba ütközik.
  • A változásmenedzsment feladata a változás strukturált keretek között tartása a kívánt célok elérésének érdekében.

Szerző: Lippai Roland coach, újságíró

Ha a blogbejegyzéseinkről mindig elsőként akarsz értesülni, kövess minket LinkedInen és Facebookon is!

Írj nekünk!