Technológiák górcső alatt: SAP

Réfi Balázs

2020. november 10.


Réfi Balázs, a Bluebird alapítójának véleménye az SAP-ról, egyéb ERP rendszerekről, dobozos- és egyedileg fejlesztett alkalmazásokról.

More...

ERP? SAP? Mit jelentenek mindezek? Jelen blogcikkemben az SAP-ról (mint cégről) és az SAP megoldásáról írom le gondolataimat. Választ próbálok adni arra is, hogy mit értünk ERP alatt, és mik a megfelelő ERP rendszer kiválasztásának szempontjai. Az SAP mellett óhatatlanul előjönnek az egyedi szoftvermegoldásokkal kapcsolatos kérdések is. Lássuk, mi is az SAP? - Réfi Balázs, a Bluebird alapítójának gondolatai.

SAP AG, a cég

Az SAP-t olyan mérnökök alapították, akik korábban az IBM kötelékében dolgoztak. Az alapítás helyszíne Németország. Időpontja: a 70-es évek. (Hú, de rég volt). Verziói közül érdekes a második verzió, ami egy mainframe megoldás (R/2), és a harmadik (R/3), ami egy kliens-szerver megoldás lett. Ezt követően jött létre a kétezres évek elején az új, vállalati szolgáltatási architektúra.

Az SAP jó időben kezdett bele vállalatirányítási rendszerének fejlesztésébe. Kitekintésként: körülbelül ebben az időben alakult a Microsoft, és indult útjára a BASIC programozási nyelv. Egyszóval jókor alakult az SAP, a gazdaság szereplői pedig rövid időn belül mindent megtettek az informatikai megoldások eléréséért. Mára az SAP a német tőzsde egyik vezető IT papírja és a nemzetközi IT piac egyik meghatározó cége.

SAP, a termék

Az SAP a világ egyik vezető integrált vállalatirányítási rendszere (ERP), amely számos modullal és iparág specifikus megoldással rendelkezik.  Mit jelent az, hogy integrált? Azt jelenti, hogy a vállalati folyamatokat teljes mértékben lefedi. Tehát ha olyan vállalatunk van, amelynek belső folyamatai a gyártás és a pénzügy területet érintik, akkor azt a megoldást hívhatjuk integráltnak ennek a vállalatnak az esetében, amelyik mindkét területet lefedi, közös adatkezeléssel rendelkezik, a területek közötti kapcsolódási pontokat is tartalmazza.

ERP rendszert természetesen nem csak az SAP készített, számos egyéb megoldás is létezik (Oracle E-Business Suite, Epicor ERP, Orion ERP, Munis, Microsoft Dynamics, stb.) A kész nagyvállalati termékek mellett pedig léteznek egyedi megoldások is. Még egy szó a "kész" szóról: természetesen az SAP bevezetése rengeteg feladatot jelent, tehát nem érdemes arra gondolni, hogy az SAP-t telepítjük, mint egy mezei programot és voila, készen vagyunk. Távolról sem.

Milyen területeket képes lefedni az SAP?

Mivel komplett vállalatirányítási rendszerről beszélünk, amely 1970-es évek óta fejlődik, nem lesz meglepő a válasz: szinten minden területet. Ide tartozik az eszközkönyvelés, kontrolling, vevőszolgálat, pénzügyi könyvelés, számvitel, emberi erőforrások, anyaggazdálkodás, karbantartás, termeléstervezés és irányítás, projektek, minőségbiztosítás, értékesítés, raktár gazdálkodás, stb.

A következő jó kérdés pedig az lehet, kik számára jó megoldás az SAP? A válasz hasonló: bár az SAP nagyvállalati ERP rendszerként indult, jelenleg már rendelkezik kkv megoldással is, így szinte bárki számára jó megoldás lehet.

A fentieket összesítve szinte nem is érthető, hogy miért nem minden cég SAP rendszert használ.

Bluebird_programming_01_200

Élet a "kész" vagy "dobozos" vállalatirányítási rendszereken kívül

Azt gondolom, hogy egy vállalat informatikai megoldásának kiválasztásakor nem márkák, technológiák mentén érdemes gondolkodni. Nem lehet abból kiindulni, hogy "ez egy nagyvállalat, tehát ide SAP kell". Számos bevezetési projekt volt az elmúlt 20-30 évben, ahol nagy nekirugaszkodást követően évek teltek el, majd sikertelen lett a várva várt bevezetés. Ebből az következik, hogy nem érdemes kész ERP rendszert bevezetni? Nem. Számos egyedi fejlesztést is láttam elkészülni, amelyek sorsa végül a fiók lett (azaz telepítve nem lett a szoftver, ehelyett bekerült a fiókba és soha többé senki nem tudta, hogy mi is az valójában és mire jó). Jó lehet az SAP sok cégnek? Igen. És az egyedi alkalmazásfejlesztés? Az is. A döntés arról, hogy melyik cégnek pontosan melyik megoldásra van szüksége, korántsem egyszerű.

Véleményem szerint ERP rendszer bevezetését csak azután szabad elkezdeni, hogy a megrendelő követelményei és a valódi igények és folyamatok teljes mértékben felmérésre kerültek. Továbbá felmerül a kérdés:

  1. miért akar ERP rendszert az ügyfél,
  2. milyen folyamatokat kezel az ügyfél,
  3. kellően definiáltak-e ezek,
  4. eddig hogyan kezelték a folyamatokat,
  5. kik lennének a rendszer felhasználói,
  6. képes-e megfizetni az ügyfél a bevezetendő ERP rendszert,
  7. milyen szakértelem áll rendelkezésre ügyfél oldalon?

Szerintem ezek a kezdeti kérdések. A válaszok alapján sok kimenetelt látok. Más a helyzet egy olyan céggel, ahol az éves árbevétel 100M HUF alatti, más egy olyan cégnél, mint a Bluebird, ahol az árbevétel 1.5-2Mrd HUF közötti és más egy olyan vállalatnál, ahol 10-20-50 Mrd HUF. Kisvállalat sokszor nem tudja megfizetni sem az egyedi fejlesztést, sem a nagy ERP rendszereket. Közepes vállalat már nem teheti meg, hogy olcsó, egyszerű dobozos szoftvert vesz (bár funkcionálisan persze megteheti, de véleményem szerint az olcsó ár, alacsony rugalmassági szint elegye igencsak kontraproduktív).

Egy konkrét ERP választás esete

Azt gondolom, hogy nem lehet senkinél a bölcsek köve az ERP rendszer kiválasztás kérdésében sem. Amivel viszont segíteni tudok (remélhetőleg), az egy saját példa. Fontos megjegyezni, hogy a saját példában saját körülmények, igények és követelmények szerepelnek, ezért nem általánosítható.

Cégünk, a Bluebird 1 fős vállalkozásként jött létre. Ahogy teltek az évek, gyarapodtak az ügyfelek és nőtt munkatársaink köre, kezdtük kinőni a sztenderd Excel / Google sheet alapú adatkezelést. (Akkoriban még csak Excel volt.) Egyik nap azt éreztem, hogy elegem van abból, hogy a táblázatban valami el lett rontva, ezért nem jó számot láttunk eddig, abból, hogy nem konzekvens a folyamatok kezelése. Csak adminisztrálunk, de semmi előremutatót nem látok az adminisztrációnkban. Egyszerűen elegem lett belőle => azaz, megérett a helyzet a változásra. Ez egy kulcsfontosságú momentum!

1. verzió: Gondolkodtam azon, hogy vegyünk egy olcsó dobozos szoftvert. A válaszom: nem. Teljes szabadságot akarok abban, hogy hogyan működik a program. Nem a Bluebird fog úgy működni, ahogy a szoftver, hanem működjön a szoftver úgy, ahogy a mi folyamataink szerint a legoptimálisabb.

2. verzió: Gondolkodtam azon, hogy vegyünk egy kompex megoldást. A válaszom: nem. Ha nagy, összetett és drága, akkor sem úgy működik nálunk minden, ahogy a komplex (pl. SAP) rendszerekben erre lehetőség van. Arról nem is beszélve, hogy üzletileg azt tartom helyesnek, ha nem úgy működünk, ahogy mások, hanem megtaláljuk mindenben azt a kicsi többletet, amitől sokkal jobbá válhatunk.

3. verzió: Csináltassunk egy rendszert a saját igényeink szerint: A válaszom: nem. Mivel nem kiforrottak teljesen a folyamataink, nincs meg a teljes követelményjegyzékünk, ezért rengeteg pénzbe kerülne. Újabb és újabb fejlesztés, CR-CR (change request) hátán, újabb költség, még mindig nem jó. "Sose lesz kész" feeling, "Jajj, miért kezdtünk bele!".

Igen, szerintem sokan jutottak el eddig a feloldhatatlan helyzetig.

Bluebird blog - SAP

Sakk-matt. Hogyan tovább?

Szerencsére mi IT-val foglalkozunk, ezért nálunk volt egy újabb verzió is.

Nálunk az alábbi megoldás működött. (Megjegyezném ezen a ponton, hogy ez a megoldás nálunk működött, de ettől még nem biztos, hogy máshol is ez működne.)

Végiggondoltam, hogy készen állok-e arra, hogy folyamatainkat egyesével végiggondoljam, racionalizáljam és ezt követően implementáljam. A válasz: igen. Elég erőt érzek-e magamban ahhoz, hogy végigcsináljak egy akár évekig tartó iteratív szervezet-, folyamat-, és szoftverfejlesztést. A válaszom szintén: igen. Ezt követően elkezdtem utánanézni, hogy milyen technológiák használatával tudunk a leggyorsabban haladni a fejlesztéssel. Melyik az a technológia, aminél nem az implementációra megy el az idő, hanem foglalkozhatok helyette a folyamatok kidolgozásával, átalakításával, végiggondolásával és utána gyorsan el is készülhet a rendszer egy újabb része.

És hogy ne legyen félreérthető, hogy miről is szól az írásom: nem a technológia a lényeg, ezért nem is mondom meg, hogy melyik technológia mellett döntöttem.

Amellett döntöttem, hogy saját rendszert fejlesztünk, saját magam kezdem fejleszteni. Ez persze nem jó vezetői döntés, mondhatná bárki, de az adott cégméret, eredményesség, stb. ismeretében számomra ez bizonyult a legjobb döntésnek. Meg is tanultam az adott programozási nyelvet, elkészítettem benne az első "db connection"-t (adatbázis kapcsolatot, amelyen keresztül adatok rögzítése, módosítása, törlése és lekérdezése valósítható meg) és gőzerővel belekezdtem az új szoftverünk fejlesztésébe.

Első hétvégén bekerültek a rendszerbe a kimenő számlák adatai vevőtörzzsel(!), visszamenőleg mindegyik tétel az adott évre vonatkozóan. Ezzel együtt megszüntetésre került a korábbi excel tábla. Volt, nincs. Rögzíthető és lekérdezhető az új rendszerben.

Következő héten bekerültek a bejövő számlák és a szállítók. És így ment folyamatosan hétről hétre.

Az eredmény? Tempus. Ez lett a neve a rendszerünknek, amely mára lefedi az összes folyamatunkat, egyben ERP (vállalatirányítási rendszer) és ATS (jelöltkezelő rendszer). Tartalmazza a sales és CRM (ügyfélkapcsolati rendszer) funkciókat, megrendeléskezelést, teljes pénzügyi rendszert (iktatás, számlák, utalások), az összes törzsadat-kezelési funkciót (munkavállaló, vevő, vállalkozó, adó, stb.), kontrolling, marketing, timesheet, stb. modulokat. És persze a prognózis rendszeren keresztül még azt is tudom, hogy hol leszünk eredmény vagy cash-flow szempontból 3 hónap múlva.

Összegzés

Miért érdekes az előző példa? Azért, mert véleményem szerint bár minden cég helyzete más és más, ezért csak az adott cég vonatkozásában beszélhetünk jó megoldásról. Ha olyan döntést hozunk, amivel lehetőséget teremtünk magunknak és cégünknek a továbbfejlődésre, arra, hogy az informatika segítse az üzleti folyamatokat, képes legyen azonnal alkalmazkodni és másként viselkedni, ha üzleti oldalról megváltoznak a követelmények, akár a folyamatok, akár a felhasználói kör, akkor az IT segítségünkre lesz. Míg, ha az aktuális helyzetre akarunk ráültetni egy jónak tűnő megoldást (akár kész ERP-t, akár egy egyedi alkalmazást továbbfejleszthetőség nélkül, akár egy dobozos szoftvert), akkor elmegyünk a lehetőség mellett és nem az informatika segít bennünket a céljaink elérésében, hanem csupán felhasználók leszünk egy rendszerben. Nem mindegy...

 

Ha döntés előtt állsz vagy úgy érzed, rossz döntést hoztál korábban és segítségre van szükséged, kérlek írj privát üzenetben LinkedIn-en.

Ha a blogbejegyzéseinkről mindig elsőként akarsz értesülni, kövess minket LinkedInen és Facebookon is!

Ha IT állást vagy IT projektet keresel, megtalálod aktuális ajánlatainkat itt!