RPO: minden, amit tudnod kell

Az RPO a tömeges munkaerő felvétel egyik megoldása lehet számodra. Tudj meg többet a Recruitment Process Outsourcingról a Bluebird blogjából!

Mi az RPO?

Az RPO, vagyis Recruitment Process Outsourcing – tehát a toborzási folyamat kiszervezése – egy olyan stratégiai megoldás, amelynek során a cégek, vállalatok a toborzási és kiválasztási feladatokat külső szolgáltatóra bízzák.

Lényegében az RPO az üzleti folyamatok kiszervezésének (BPO) egyik speciális formája, amely elsősorban közép- és nagyvállalatok körében népszerű, különösen olyan esetekben, amikor nehéz speciális vagy technikai tudással rendelkező szakembereket találni, vagy tömeges toborzásra van szükség. Az RPO szolgáltató nemcsak jelölteket közvetít, hanem teljes felelősséget vállal a megfelelő szakemberek felkutatásáért, szűréséért és értékeléséért. A mai, szűkülő munkaerőpiacon, különösen az pénzügyi és műszaki területeken, az RPO szolgáltatások hatékony megoldást kínálnak a toborzási kihívásokra.

Nemcsak új nézőpontot és szakértelmet hoznak a munkaerő-tervezésbe, hanem lehetővé teszik, hogy a belső HR csapat a stratégiai és üzleti fókuszú feladatokra koncentrálhasson.

A toborzás kiszervezése üzletileg és mérhető eredményeket hozhat

A toborzási folyamat kiszervezése nemcsak az erőforrások optimalizálását segíti, hanem mérhető, üzletileg is érzékelhető eredményeket hozhat. A 2022-es RPO Value and Insights Study szerint azok a vállalatok, amelyek RPO-partnerrel dolgoznak, jelentős előrelépést tapasztaltak több kulcsterületen is.

A kutatás szerint az RPO-megoldásokat alkalmazó munkáltatóknál:

Ezek az eredmények is azt mutatják, hogy egy jól megválasztott RPO-szolgáltató nemcsak operatív támogatást nyújt, hanem stratégiai értéket is teremt a munkaerő-felvétel során.

Az RPO szolgáltatás legkomolyabb versenytársa a mennyiségi külsős recruitment szolgáltatás, ahol a fenti teljesítménymutatók nagyságrendileg szinte mindegyik ponton azonosak, illetve azonos irányúak.

Ennek előfeltétele a hiteles és hozzáértő recruitment szolgáltató, gyors jelöltküldés, magas szakértelem a kiválasztás területén és az ügyfél és szolgáltató közötti erős szakmai és emberi összhang. Mondhatnánk úgy is: fontosabb a szakmai hozzáértés és hitelesség a szolgáltató részéről, mint az, hogy a jelöltek felvételét RPO vagy sztender toborzási szolgáltatás keretében kívánja megvalósíttatni az ügyfél.

Az RPO folyamata a gyakorlatban

A vállalat és az RPO-partner egy előre meghatározott megállapodás alapján együttműködik a teljes toborzási folyamat során a munkaerőpiaci stratégia kialakításától kezdve egészen az új munkavállaló beilleszkedésének támogatásáig.

A folyamat általában azzal kezdődik, hogy a felek egyeztetik a projekt hatókörét, határidejét és költségeit.

Fontos kikötés: az RPO szolgáltató által felkutatott jelöltek bizonyos köre (ide értve az ügyfél hirdetéseire jelentkező jelölteket, ügyfél jelölt adatbázisa alapján felkeresett jelölteket) kizárólag az adott ügyfél részére állnak rendelkezésre, azokat más cégekkel nem osztják meg. Ez garantálja a versenyelőnyt, különösen a szűkös IT munkaerőpiacon. A gyakorlati toborzás során a munkaköri leírásokat az RPO szolgáltató és a vállalat HR csapata közösen határozza meg és véglegesíti.

A kiválasztási folyamat során az RPO partner saját vagy az ügyfél által használt toborzási technológiáit (például ATS – Applicant Tracking System, azaz jelentkezőkövető rendszer), illetve social media platformjait és egyéb sourcing tooljait alkalmazza. Az álláshirdetéseket a releváns jelöletek elérése érdekében jellemzően többcsatornás módon (pl. közösségi média, szakmai portálok) terjesztik.

Amikor az önéletrajzok beérkeznek, a szolgáltató elvégzi az első szűrést, és visszajelzést ad a munkaadónak. A kiválasztási folyamat során az RPO csapat azonosítja a legmegfelelőbb jelölteket, akiket továbbít a megbízó felé. Sok esetben az RPO partner nemcsak az interjúk szervezésében segít, hanem részt vesz az interjúkon, egyeztetéseken, ajánlatadási folyamatban, sőt a beilleszkedési időszak koordinálásában is.

A cél végül is egy hatékony, kiszámítható és minőségi toborzási folyamat kialakítása, amelyben a vállalat szakembereinek végül már csak a legígéretesebb, előszűrt jelöltekkel kell találkoznia..

Az RPO 10 legfontosabb előnye

Az RPO nemcsak a toborzási folyamat kiszervezését jelenti, vagy hozhat üzletileg is mérhető eredményeket, hanem stratégiai támogatást is nyújt a vállalatok számára. A következőkben a tíz legfontosabb előnyt emeljük ki, amelyek miatt érdemes
lehet RPO-szolgáltatóval együttműködni.

1. Költséghatékonyság

Az RPO megoldások egyik legnagyobb üzleti előnye a jelentős toborzási költségcsökkentés. A belső HR-kapacitások fenntartása, bővítése vagy skálázása különösen költséges lehet, különösen akkor, ha a vállalatnak időszakosan vagy kampányszerűen van szüksége toborzási erőforrásokra. Az RPO-szolgáltató rugalmas és skálázható kapacitásokat biztosít, így a vállalat csak az aktuális igények szerint fizet a szolgáltatásért.

Egy tapasztalt RPO partner már meglévő infrastruktúrával, technológiával és adatbázissal dolgozik, ami minimalizálja az adminisztratív és technikai kiadásokat. Az ilyen optimalizált folyamatok révén nemcsak közvetlen költségmegtakarítás érhető el, hanem javul a megtérülés (ROI) is a toborzási projektekben.

2. Gyorsabb pozícióbetöltés

A piacon tapasztalható tehetséghiány és a hosszadalmas toborzási ciklusok komoly kockázatot jelentenek a vállalatok számára, különösen a kritikus IT és technológiai pozíciók esetén. Az RPO szolgáltatás egyik kiemelkedő előnye, hogy azonnal azonosítani tudja a toborzási folyamat szűk keresztmetszeteit, és optimalizálja a teljes toborzási ciklust.

Az RPO partnerek specializált csapatai és bejáratott folyamatai lehetővé teszik, hogy a nyitott pozíciók gyorsabban és hatékonyabban kerüljenek betöltésre, ezzel csökkentve a kieső munkaórák számát és az üzleti működés fennakadásait. A gyorsabb time-to-hire eredményeként csökken a termeléskiesésből vagy késedelmes projektindulásokból fakadó bevételkiesés is.

3. Nehézen megtalálható szakemberek elérése

Az IT, mérnöki és technológiai területeken gyakran szűk munkaerőpiacról kell toborozni. Egy professzionális RPO szolgáltató jelentős versenyelőnyt biztosít azzal, hogy hozzáférést kínál speciális tehetségcsatornákhoz és passzív jelölt adatbázisokhoz.

Az RPO csapatok gyakran niche szaktudással rendelkező szakemberek felkutatására is képesek, és olyan toborzási technikákat alkalmaznak (például targetált sourcing, market mapping, vagy employer branding kampányok), amelyek a belső HR-csapat számára nem mindig állnak rendelkezésre. 

4. Technológiai támogatás és automatizáció

A modern RPO megoldások nemcsak humán erőforrásra, hanem fejlett technológiai háttérre is épülnek. Az olyan eszközök, mint az Applicant Tracking System (ATS), vagy mesterséges intelligenciával támogatott előszűrés, jelentősen felgyorsítják és transzparenssé teszik a toborzási folyamatot.

Az RPO szolgáltatók ezeket a technológiákat rendszerint már meglévő infrastruktúraként biztosítják ügyfeleik számára, ezzel csökkentve az IT beruházási igényeket. A digitalizáció eredményeként a kiválasztási folyamatok nyomon követhetők, adatvezéreltté válnak, és lehetővé teszik a folyamatos optimalizálást. Ez különösen előnyös nagy volumenű toborzási projektek esetén, ahol a sebesség és skálázhatóság kulcsfontosságú.

5. Jelöltélmény és munkáltatói márka erősítése

A jelöltélmény minősége ma már közvetlen hatással van egy cég munkáltatói megítélésére, különösen a fiatalabb, digitálisan érzékeny generációk körében. Az RPO szolgáltatók professzionális, szabványosított és gyors válaszidejű toborzási folyamatokat biztosítanak, amelyek pozitív benyomást keltenek a pályázókban még akkor is, ha végül nem kerülnek felvételre.

Ez nemcsak a konkrét toborzási projekt sikerességét növeli, hanem hosszú távon erősíti a vállalat employer brandingjét, és hozzájárul a tehetségek újbóli jelentkezéséhez a jövőben. Az RPO partnerek tapasztalata kiterjed a pályázói kommunikációra, visszajelzések rendszerére, UX-optimalizált jelentkezési folyamatokra. Mindez együttesen segíti a cég piaci pozíciójának javítását, mint vonzó munkaadó.

6. Megfelelőségi és jogi támogatás

A munkaügyi és adatvédelmi szabályozások országról országra változnak, és folyamatosan szigorodnak, különösen Európában és Észak-Amerikában. Az RPO szolgáltatók olyan szakértői háttérrel rendelkeznek, amely lehetővé teszi, hogy a toborzási és foglalkoztatási folyamatokat minden ponton megfeleltessék a jogszabályi előírásoknak.

Ez különösen fontos GDPR, EEO (Equal Employment Opportunity), vagy helyi munkajogi követelmények esetén. Az RPO partnerek proaktívan kezelik a jogi kockázatokat és garantálják, hogy a teljes kiválasztási folyamat megfeleljen az auditálhatósági és megfelelőségi szempontoknak is. Mindez minimalizálja a jogi kockázatokat és büntetési kockázatokat, miközben biztosítja a HR-folyamatok átláthatóságát és integritását.

7. Csökkentett fluktuáció

Az RPO szolgáltatók strukturált, adatvezérelt kiválasztási folyamatai hozzájárulnak ahhoz, hogy a kiválasztott jelöltek jobban illeszkedjenek a vállalati kultúrába és elvárásokhoz. Az átfogó onboarding-támogatás és a folyamatos kapcsolat fenntartása révén az új munkavállalók gyorsabban integrálódnak, ami hosszabb távú elköteleződést eredményez.

Az RPO partner nemcsak a kiválasztást, hanem a megtartást is támogatja, ezáltal csökkentve a fluktuáció költségeit és az újrabetöltés szükségességét.

8. Skálázhatóság

Az egyik legnagyobb versenyelőny, amit egy RPO szolgáltató nyújtani tud, az a rugalmas kapacitáskezelés és skálázhatóság. A szolgáltatás könnyen igazítható a vállalat aktuális igényeihez: legyen szó gyors létszámnövelésről, új piacra lépésről, szezonális toborzási kampányról vagy akár átszervezésekről.

Az RPO lehetővé teszi, hogy a vállalat gyorsan reagáljon a piaci változásokra anélkül, hogy saját HR csapatát túlterhelné vagy új belső erőforrásokat kellene kiépítenie. Ez különösen értékes nagy volumenű projektek vagy új régiós irodák nyitása esetén, amikor a gyors és megbízható munkaerő-bővítés kritikus.

9. Sokszínűségi célok támogatása

A sokszínűség, egyenlőség és befogadás (Diversity, Equity & Inclusion – DEI) ma már stratégiai prioritás számos vállalatnál, különösen Észak-Amerikában és Nyugat-Európában. Az RPO szolgáltatók gyakran rendelkeznek célzott adatbázisokkal és partnerségi kapcsolatokkal olyan közösségekkel, amelyek segítenek elérni a DEI célkitűzéseket.

Emellett az RPO csapatok ismerik azokat az előítéletmentes toborzási technikákat, amelyek szükségesek a valóban inkluzív kiválasztási folyamatokhoz. Ezáltal nemcsak jogi vagy megfelelőségi szempontból támogatják az ügyfeleket, hanem hozzájárulnak a társadalmilag felelős és innovatív munkahelyi kultúra kialakításához is.

10. Fejlett HR-elemzések és előrejelzések

Az RPO csapatok hozzáféréssel rendelkeznek olyan fejlett adatgyűjtési és elemzési eszközökhöz, amelyek segítségével stratégiai szintű HR-döntéstámogatást biztosítanak az ügyfeleik számára. Ide tartoznak például a fluktuációs minták, toborzási idők alakulása, piaci bérsávok vagy munkaerő-ellátottsági trendek.

Ezek az adatvezérelt HR-elemzések kulcsszerepet játszanak a jövőbeli munkaerő-szükségletek előrejelzésében, segítik a kapacitástervezést, és lehetővé teszik a költségoptimalizált munkaerő-stratégiák kialakítását. Egy tapasztalt RPO partner ilyen módon nemcsak operatív támogatást, hanem stratégiai értéket is hozzáad a vállalat HR működéséhez.

Milyen formában működhet az RPO, és mikor érdemes belevágni?

A RPO különféle modelljei lehetővé teszik, hogy a cégek, vállalatok az igényeikhez és kapacitásaikhoz igazítsák a toborzás kiszervezését.

A szervezetek jellemzően három alapvető működési forma közül választanak:

Az RPO szolgáltatások díjazása is rugalmasan alakítható. A leggyakoribb árképzési modellek között szerepel a felvételenkénti fix díjazás, az RPO erőforrásonkénti havi elszámolás, a hibrid (a kettő kombinációja), valamint a tranzakcióalapú elszámolás, ahol külön díjat számolnak fel például interjúk vagy a background checkek után.

Annak eldöntése, hogy egy vállalkozás számára valóban indokolt-e az RPO bevezetése, alapos belső értékelést igényel. Ha a szervezetnél kapacitáshiány nehezíti a toborzást, ha a folyamatok széttagoltak, szezonálisan ingadozó munkaerőigény áll fenn, vagy ha a megfelelőség, technológia és költséghatékonyság terén kihívások merülnek fel, akkor érdemes megfontolni a kiszervezést. 

A megfelelő RPO-partner kiválasztása szintén kulcsfontosságú tényezőt jelent. A sikeres együttműködés alapját jelenti, hogy a szolgáltató ne csupán beszállítóként működjön, hanem stratégiai tanácsadóként is jelen legyen a folyamat során. Az ideális RPO-szolgáltató képes testreszabott megoldásokat kínálni, illeszkedik az ügyfél vállalati kultúrájához, naprakész tudással bírnak a piacról, és az adatvezérelt megközelítések révén kézzelfogható eredményeket biztosítanak. Emellett fontos, hogy a szolgáltató könnyen skálázza erőforrásait, hogy az ügyfél igényei szerint tudjon többlet szaktudást a projektre allokálni, vagy csökkenteni a felesleges erőforrást.

Amit az RPO hátrányairól tudni érdemes

Bár az RPO számos előnnyel jár, a toborzási folyamat kiszervezése bizonyos kockázatokat is hordoz magában. Az egyik legfőbb kihívás, hogy a szolgáltató olykor nem rendelkezik elég mély ismerettel a megbízó vállalati kultúrájáról vagy iparági sajátosságairól, ami nem megfelelő jelöltek kiválasztásához vezethet.

Emellett a toborzási folyamat feletti kontroll részleges elvesztése feszültséget okozhat a belső HR és vezetőség számára. Ezek mellett hosszú távon kialakulhat a RPO-szolgáltatótól való egyfajta függőség különösen akkor, ha a szolgáltatás minősége romlik, de a szervezetnek már nincs kapacitása a toborzás visszavételére.

További hátrányt jelenthet, hogy a kiszervezés költsége kisebb cégek számára magasabb lehet, illetve a technológiai rendszerek összehangolása is nehézséget jelenthet, ha a szolgáltató eltérő megoldásokat használ.

Ingyenes konzultáció

Ha RPO szolgáltatót vagy tömeges recruitmentre megbízható, stabilt partnert keresel, kérj ajánlatot a Bluebirdtől. Irj nekünk és egy ingyenes konzultáció keretében felmérjük, melyik szolgáltatásunkkal lehetünk leginkább segítségedre!

Ha a blogbejegyzéseinkről mindig elsőként akarsz értesülni, kövess minket LinkedIn és Facebook platformokon is!