Az IT projektvezető feladatai

Réfi Balázs

2022. április 17.

Mik az IT projektvezető feladatai? Részletesen bemutatjuk, hogy az informatikai projektvezető milyen feladatokat lát el.

More...

Nézzük, mik az IT projektvezető feladatai!

1. Scope definiálása

Fontos, hogy a projekt megfelelően definiált scope-pal rendelkezzen és egyértelmű legyen a szereplők számára, hogy mi a projekt célja, mit kell elérni. Sok projektben a scope kialakíását rendszerszervező vagy üzleti elemző végzi. A projekt vezetőjének viszont minden esetben feladata - akár ő alakítja ki a scope-ot, akár más -, hogy a scope definiálásra kerüljön.

Scope alatt értendők a projekt határai, azok a feladatok, amiket meg kell valósítani és azok kizárása, amelyeket nem.

Például: ha a scope része egy IT rendszer bevezetés utáni oktatása, akkor erről a scope definiálásában ki kell térni. Az erről szóló követelményeknek meg kell jelenniük a projekt dokumentációban. Ha erre vonatkozóan nem található egyértelmű követelmény, akkor alapértelmezettként a projektnek nem része az oktatás.

Félreértések elkerülésének érdekében érdemes kiemelni azt is, hogy mik nem képezik a projekt tárgyát. Ha a fenti példa szerinti oktatásra vonatkozóan a projekt dokumentáció azt tartalmazza, hogy az oktatás nem része jelen projektnek, akkor egyértelmű minden szereplő számára, hogy nem kérhető számon a projektcsapaton a bevezetést követő oktatás.

A scope helyes definiálása rendkívüli fontossággal bír. Ugyanúgy, ahogy a scope egyeztetése is. Amennyiben az ügyfél és a projektvezető számára ugyanazt jelenti a projekt, ugyanazokat a feladatokat látják megvalósítandónak és ugyanúgy gondolkodnak arról, hogy mi nem része a projektnek, akkor már a siker kapuja felé vezető úton van a projekt.

Ezzel ellentétben: ha a scope nem definit és mindkét fél máshogy értelmezi, akkor jó eséllyel már az induláskor elbukott a projekt.

Léteznek olyan projektek is, ahol nem szükséges a projekt scope előzetes, pontos definiálása. Ekkor azonban az ehhez illeszkedő módszertant szükséges választani.

2. Feladatok tervezése

A scope egyeztetését követően a projektvezető – és jó esetben az ebbe bevont projekttagok – feladata, hogy definiálja a projekt során elvégzendő feladatokat és a feladatok elvégzésének sorrendjét.

Feladatok értelmezéséhez elengedhetetlen a részletes követelményjegyzék. Amennyiben ez rendelkezésre áll, szabad az út a részletes tervezés előtt. Amennyiben követelményjegyzék nem áll rendelkezésre, a feladatok definiálása csak magasabb absztrakciós szinten lehetséges.

El is jutottunk a projekt módszertan kiválasztásának egyik kulcspontjához: előre meghatározott követelmények szerinti eredménytermékeket kell leszállítani, vagy a leszállítandó termékkel kapcsolatos részletes elvárások még nem állnak rendelkezésre.

Első esetre jó példa lehet egy közigazgatási informatikai rendszer, ahol a rendszerrel kapcsolatos követelmények forrása jogszabályokból eredeztethető. Ebben az esetben valószínűleg klasszikus vízesés módszertant érdemes választani, hiszen egyértelműek az elvárások (elvileg).

Abban az esetben viszont, ha az ügyfél nem tudja biztosan és elég részletesen, hogy milyen legyen az informatikai rendszere, akkor érdemes lehet agilis módszertan irányába menni. Ez kellő rugalmasságot biztosít, így részletes követelményjegyzék nélkül is el tud indulni a projekt, sőt, a projekt során lehetőség lesz korrekciókra vagy módosításokra.

3. Erőforrások tervezése

Feladatok tervezését követően (vagy azzal egy időben) szükséges a projektfeladatok elvégzéséhez szükséges erőforrások allokálása is. Erőforrások alatt többnyire azok az IT szakemberek értendők, akik a projekt feladatokat el fogják végezni.

Jó esetben a feladat- és erőforrás allokációt nem egyedül a projektvezető végzi, hanem bevonja azokat a szereplőket is, akik az adott feladat felelősei lesznek (vezető fejlesztő, rendszerszervező, stb.)

Az erőforrások tervezésénél fontos szempont, hogy képzett és a feladatok ellátására alkalmas IT szakember legyen a feladat elvégzésével megbízva, továbbá az is, hogy az erőforrások kiterheltsége folyamatos legyen.

Kiemelten fontos a kulcsszereplők azonosítása, bevonása. Minél inkább megjelenhetnek a projekt tervezésében az adott terület (fejlesztés, rendszerszervezés, üzemeltetés) szakemberei, annál pontosabb, megalapozottabb lesz a projektterv, továbbá annál inkább kötelességüknek érzik majd, hogy a megvalósítás akkorra és úgy történjen, ahogy a projekttervben szerepel.

4. Határidők tervezése

A feladatok definiálását és sorrendiségének megállapítását követően a következő feladat a határidők, részhatáridők egyeztetése. Jó esetben a feladatok korrekt határidőzését követően a teljes projekt, illetve leszállítandók határideje belefér abba az időkeretbe, amikorra az ügyfél várja a szállítást. Amennyiben nem, akkor kezdődhet az áttervezés

A feladat időráfordítás becsléseken kívül a projektvezetőnek számolnia kell azokkal a feladatokkal is, amelyek elvégzése nem a projekt csapat feladata. Ide tartoznak az ügyfél általi átadandó dokumentumok beszerzése, ügyfél oldali elfogadási eljárások, stb.

Projektvezető feladatai - Bluebird blog

5. Költségvetés tervezése

A projekt költségvetés kiadási és bevételi oldalból tevődik össze. Kiadási oldal nagymértékben a megvalósítandó feladatok és az azokra allokált erőforrások költségéből áll, míg a projekt bevételi oldala az olyan teljesítési mérföldköveknél realizált árbevétel, ahol a mérföldkőhöz számlázási tétel is társult.

A bevételi és kiadási sor különbsége adja a projekt eredményét. Egy projektvezető feladata nem csak az, hogy adott határidőkre leszállításra kerüljenek az eredménytermékek, hanem az is, hogy a teljes projekt vonatkozásában teljesüljenek az elvárt eredménycélok.

Ennek érdekében a projektvezetőnek jó üzleti tárgyalónak is kell lennie, hiszen egy-egy újabb, kisebb ügyféligény megvalósítása, amelynek a projekt előrehaladása során „bele kell férnie a projektbe”, valójában az eredmény terhére is történhet. A projektvezető feladata mérlegelni, hogy a módosítási igények közül melyek azok, amik beleférnek a projekt költségvetésébe, és melyek azok, amelyeket CR-ként (change request) kell kezelni.

Fontos, hogy a projekt milyen módszertan szerint kerül teljesítésre. Egészen más a helyzet a módosítások elfogadásával kapcsolatban, amennyiben fix a projekt költségvetése (pl. vízesés módszertan esetén) és más a helyzet, amikor ugyan fix a teljes projekt költségvetés, de a megvalósítandó feladatok köre rugalmasan alakítható.

6. Projekt csapat vezetése és motiválása

A projekt sikeressége a csapaton és annak vezetőjén múlik.

Felelősség szempontjából a projekt sikerességéért a projektvezető felelős, de a projektfeladatok sikerességéért feladatonként a projekt tagjai a felelősek. Ahhoz, hogy a projekt sikeres legyen, jól koordinált projektcsapatra van szükség. Ennek megteremtése pedig a projektvezető feladata.

Projektvezetés során a projektvezető számtalan vezetési eszközt használhat a sikeres szállítás és projektzárás érdekében. Bevonhatja munkatársait a tervezésbe, delegálhat bizonyos kulcsfeladatokat, kiadhatja a feladatokat direkt módon. Kiemelheti a legjobban teljesítő projekttagokat, adhat visszajelzést a projekt előrehaladása során, motiválhat számtalan eszközzel, és ha valóban szereti is a projektet, amit csinál, akkor lelkesítő magatartásával és példamutatásával minta is lehet a többiek számára.

7. Ügyfél elégedettség biztosítása

A sikeres projektek mögött többnyire jó ügyfélkapcsolat, egyetértés és közös célok, feladatok állnak. Ennek az összhangnak a biztosítása a projektvezető feladata. Nehéz feladat, hiszen a projekt során az ügyfél oldal és a szállító oldal sokszor érdekellentétben lehet.

Az ügyfél oldal érdeke, hogy a projektbe minél több műszaki tartalom, minél színvonalasabb megvalósítás kerüljön. A szállító érdeke pedig az, hogy a műszaki tartalom megvalósítása és az elérhető minőség arányban álljon a projekt költségvetésével. Mindig van jobb műszaki megoldás, mindig találni szebb design-t vagy képernyőt, de a projektvezető keze meg van kötve. Csak olyan megoldást szállíthat, ami a költségvetésbe belefér. Azon belül viszont a lehető legjobbat, legszebbet, leghatékonyabbat. Ha a projektvezető így jár el, többnyire garantált az ügyfél elégedettsége.

8. Projekt kockázat elemzése és kezelése

A projekt tervezésénél és a megvalósítás alatt számos kockázati tényező jelenik meg. Ilyenek lehetnek a kezdeti követelmények nem kellően specifikált tételei, az ügyfél- és projektcsapat körüli bizonytalansági tényezők, de kockázat lehet egy-egy junior munkatárs bevonása a projektbe vagy akár egy kulcsszereplő túlzott fontossága. Természetesen szintén kockázat lehet a túlzottan kifeszített likviditási terv és az erőforrások rendelkezésre állásával kapcsolatos aggodalmak is.

A projektvezető feladat az, hogy a projekt összes lehetséges kockázatát felmérje, rendszerezze és kezelje, továbbá mindezekről tájékoztatást nyújtson a megfelelő személyek részére.

9. Projekt előrehaladás monitorozása, riporting

A projekt megvalósítása során a projektvezető feladata biztosítani a megfelelő ütemű projekt előrehaladást. Folyamatosan figyelemmel kell kísérnie az aktuális feladatok alakulását, fel kell készítenie a csapatot a következő feladatokra, biztosítania kell a sikeres átadás-átvételeket, kezelnie kell a projekt kockázatokat.

Az előrehaladás során a teljesítés akadályokba ütközhet, ezek elhárítása szintén a projektvezető feladata. Amennyiben pedig a nehézségek elhárításához mások bevonására is szükség van, akkor a problémát artikulálnia és eszkalálnia szükséges.

A projekt előrehaladásáról a projekt kezdeti szakaszában meghatározott gyakorisággal riportot kell készíteni és azt el kell juttatni az érintett szereplők részére.

10. Projekt eredménytermékeinek leszállítása

A projektvezető feladata, hogy a projekt szerződés szerinti eredménytermékeket határidőre és a szerződés szerinti műszaki tartalommal / minőségbe leszállítsa az ügyfél részére, továbbá elérje, hogy az ügyfél visszaigazolja a teljesítést. Ha mindez sikerült, és a projekt is az előre meghatározott költségkereten belül maradt, a projektvezető és csapata jó munkát végzett!


Érdekel, hogy mennyit keres egy projektvezető? Nézd meg projektvezetői fizetésekről és tanusítványokról szóló blogbejegyzésünket!


Ha a blogbejegyzéseinkről mindig elsőként akarsz értesülni, kövess minket LinkedInen és Facebookon is!