Mik az IT projektmenedzser feladatai? Mi kell ahhoz, hogy jó projektvezető legyél és milyen fizetésre számíthatsz ebben a munkakörben?
More...
Kezdjük az alapfogalmakkal!
Mi a projekt?
A projekt egy olyan egyszeri cselekvés sorozat, melynek célja, hogy egyedi terméket, szolgáltatást vagy végeredményt hozzunk létre. Ez IT projekt esetében azt jelenti, hogy egyedi IT terméket, IT szolgáltatást hozunk létre egy IT projekt keretében. Az IT projekt határidővel és költségkerettel körülhatárolt. Célja és leszállítandói (eredménytermékek) egyértelműek mind a szállító, mind a megrendelő számára.
Mi a projektmenedzsment?
A projektmenedzsment feladata és felelőssége biztosítani a projektcélok elérését folyamatok, módszerek, képességek alkalmazásával. Ezt a projekt vezetésével, irányításával, szervezésével, koordinálásával éri el. IT projektek esetében a projektmenedzsment szállító oldali feladatait a projektmenedzser (többnyire) egy személyben látja el. Számos projekt esetén külön megrendelő oldali projektmenedzsment is szükséges lehet.
Ki a projektmenedzser?
Projektmenedzser alatt többnyire a szállító oldali projektvezetőt értjük, aki felelős azért, hogy a projekt leszállítandói (termékek vagy szolgáltatások) határidőre, adott költségkereten belül, megfelelő minőségben elkészüljenek vagy megvalósuljanak.
A projektmenedzser fő feladatai
A projektmenedzser (más szóval projektvezető) legfontosabb feladata az, hogy biztosítsa a projekt céljainak elérést, a projektfeladatok elvégzését, megadott költségkereten és határidőn belül.
1. Scope definiálása
Fontos, hogy a projekt megfelelően definiált scope-pal rendelkezzen és egyértelmű legyen a szereplők számára, hogy mi a projekt célja, mit kell elérni. Sok projektben a scope kialakíását rendszerszervező vagy üzleti elemző végzi. A projekt vezetőjének viszont minden esetben feladata - akár ő alakítja ki a scope-ot, akár más -, hogy a scope definiálásra kerüljön.
Scope alatt értendők a projekt határai, azok a feladatok, amiket meg kell valósítani és azok kizárása, amelyeket nem.
Például: ha a scope része egy IT rendszer bevezetés utáni oktatása, akkor erről a scope definiálásában ki kell térni. Az erről szóló követelményeknek meg kell jelenniük a projekt dokumentációban. Ha erre vonatkozóan nem található egyértelmű követelmény, akkor alapértelmezettként a projektnek nem része az oktatás.
Félreértések elkerülésének érdekében érdemes kiemelni azt is, hogy mik nem képezik a projekt tárgyát. Ha a fenti példa szerinti oktatásra vonatkozóan a projekt dokumentáció azt tartalmazza, hogy az oktatás nem része jelen projektnek, akkor egyértelmű minden szereplő számára, hogy nem kérhető számon a projektcsapaton a bevezetést követő oktatás.
A scope helyes definiálása rendkívüli fontossággal bír. Ugyanúgy, ahogy a scope egyeztetése is. Amennyiben az ügyfél és a projektvezető számára ugyanazt jelenti a projekt, ugyanazokat a feladatokat látják megvalósítandónak és ugyanúgy gondolkodnak arról, hogy mi nem része a projektnek, akkor már a siker kapuja felé vezető úton van a projekt.
Ezzel ellentétben: ha a scope nem definit és mindkét fél máshogy értelmezi, akkor jó eséllyel már az induláskor elbukott a projekt.
Léteznek olyan projektek is, ahol nem szükséges a projekt scope előzetes, pontos definiálása. Ekkor azonban az ehhez illeszkedő módszertant szükséges választani.
2. Feladatok tervezése
A scope egyeztetését követően a projektvezető – és jó esetben az ebbe bevont projekttagok – feladata, hogy definiálja a projekt során elvégzendő feladatokat és a feladatok elvégzésének sorrendjét.
Feladatok értelmezéséhez elengedhetetlen a részletes követelményjegyzék. Amennyiben ez rendelkezésre áll, szabad az út a részletes tervezés előtt. Amennyiben követelményjegyzék nem áll rendelkezésre, a feladatok definiálása csak magasabb absztrakciós szinten lehetséges.
El is jutottunk a projekt módszertan kiválasztásának egyik kulcspontjához: előre meghatározott követelmények szerinti eredménytermékeket kell leszállítani, vagy a leszállítandó termékkel kapcsolatos részletes elvárások még nem állnak rendelkezésre.
Első esetre jó példa lehet egy közigazgatási informatikai rendszer, ahol a rendszerrel kapcsolatos követelmények forrása jogszabályokból eredeztethető. Ebben az esetben valószínűleg klasszikus vízesés módszertant érdemes választani, hiszen egyértelműek az elvárások (elvileg).
Abban az esetben viszont, ha az ügyfél nem tudja biztosan és elég részletesen, hogy milyen legyen az informatikai rendszere, akkor érdemes lehet agilis módszertan irányába menni. Ez kellő rugalmasságot biztosít, így részletes követelményjegyzék nélkül is el tud indulni a projekt, sőt, a projekt során lehetőség lesz korrekciókra vagy módosításokra.
3. Erőforrások tervezése
Feladatok tervezését követően (vagy azzal egy időben) szükséges a projektfeladatok elvégzéséhez szükséges erőforrások allokálása is. Erőforrások alatt többnyire azok az IT szakemberek értendők, akik a projekt feladatokat el fogják végezni.
Jó esetben a feladat- és erőforrás allokációt nem egyedül a projektvezető végzi, hanem bevonja azokat a szereplőket is, akik az adott feladat felelősei lesznek (vezető fejlesztő, rendszerszervező, stb.)
Az erőforrások tervezésénél fontos szempont, hogy képzett és a feladatok ellátására alkalmas IT szakember legyen a feladat elvégzésével megbízva, továbbá az is, hogy az erőforrások kiterheltsége folyamatos legyen.
Kiemelten fontos a kulcsszereplők azonosítása, bevonása. Minél inkább megjelenhetnek a projekt tervezésében az adott terület (fejlesztés, rendszerszervezés, üzemeltetés) szakemberei, annál pontosabb, megalapozottabb lesz a projektterv, továbbá annál inkább kötelességüknek érzik majd, hogy a megvalósítás akkorra és úgy történjen, ahogy a projekttervben szerepel.
4. Határidők tervezése
A feladatok definiálását és sorrendiségének megállapítását követően a következő feladat a határidők, részhatáridők egyeztetése. Jó esetben a feladatok korrekt határidőzését követően a teljes projekt, illetve leszállítandók határideje belefér abba az időkeretbe, amikorra az ügyfél várja a szállítást. Amennyiben nem, akkor kezdődhet az áttervezés.
A feladat időráfordítás becsléseken kívül a projektvezetőnek számolnia kell azokkal a feladatokkal is, amelyek elvégzése nem a projekt csapat feladata. Ide tartoznak az ügyfél általi átadandó dokumentumok beszerzése, ügyfél oldali elfogadási eljárások, stb.
5. Költségvetés tervezése
A projekt költségvetés kiadási és bevételi oldalból tevődik össze. Kiadási oldal nagymértékben a megvalósítandó feladatok és az azokra allokált erőforrások költségéből áll, míg a projekt bevételi oldala az olyan teljesítési mérföldköveknél realizált árbevétel, ahol a mérföldkőhöz számlázási tétel is társult.
A bevételi és kiadási sor különbsége adja a projekt eredményét. Egy projektvezető feladata nem csak az, hogy adott határidőkre leszállításra kerüljenek az eredménytermékek, hanem az is, hogy a teljes projekt vonatkozásában teljesüljenek az elvárt eredménycélok.
Ennek érdekében a projektvezetőnek jó üzleti tárgyalónak is kell lennie, hiszen egy-egy újabb, kisebb ügyféligény megvalósítása, amelynek a projekt előrehaladása során „bele kell férnie a projektbe”, valójában az eredmény terhére is történhet. A projektvezető feladata mérlegelni, hogy a módosítási igények közül melyek azok, amik beleférnek a projekt költségvetésébe, és melyek azok, amelyeket CR-ként (change request) kell kezelni.
Fontos, hogy a projekt milyen módszertan szerint kerül teljesítésre. Egészen más a helyzet a módosítások elfogadásával kapcsolatban, amennyiben fix a projekt költségvetése (pl. vízesés módszertan esetén) és más a helyzet, amikor ugyan fix a teljes projekt költségvetés, de a megvalósítandó feladatok köre rugalmasan alakítható.
6. Projekt csapat vezetése és motiválása
A projekt sikeressége a csapaton és annak vezetőjén múlik.
Felelősség szempontjából a projekt sikerességéért a projektvezető felelős, de a projektfeladatok sikerességéért feladatonként a projekt tagjai a felelősek. Ahhoz, hogy a projekt sikeres legyen, jól koordinált projektcsapatra van szükség. Ennek megteremtése pedig a projektvezető feladata.
Projektvezetés során a projektvezető számtalan vezetési eszközt használhat a sikeres szállítás és projektzárás érdekében. Bevonhatja munkatársait a tervezésbe, delegálhat bizonyos kulcsfeladatokat, kiadhatja a feladatokat direkt módon. Kiemelheti a legjobban teljesítő projekttagokat, adhat visszajelzést a projekt előrehaladása során, motiválhat számtalan eszközzel, és ha valóban szereti is a projektet, amit csinál, akkor lelkesítő magatartásával és példamutatásával minta is lehet a többiek számára.
7. Ügyfél elégedettség biztosítása
A sikeres projektek mögött többnyire jó ügyfélkapcsolat, egyetértés és közös célok, feladatok állnak. Ennek az összhangnak a biztosítása a projektvezető feladata. Nehéz feladat, hiszen a projekt során az ügyfél oldal és a szállító oldal sokszor érdekellentétben lehet.
Az ügyfél oldal érdeke, hogy a projektbe minél több műszaki tartalom, minél színvonalasabb megvalósítás kerüljön. A szállító érdeke pedig az, hogy a műszaki tartalom megvalósítása és az elérhető minőség arányban álljon a projekt költségvetésével. Mindig van jobb műszaki megoldás, mindig találni szebb design-t vagy képernyőt, de a projektvezető keze meg van kötve. Csak olyan megoldást szállíthat, ami a költségvetésbe belefér. Azon belül viszont a lehető legjobbat, legszebbet, leghatékonyabbat. Ha a projektvezető így jár el, többnyire garantált az ügyfél elégedettsége.
8. Projekt kockázat elemzése és kezelése
A projekt tervezésénél és a megvalósítás alatt számos kockázati tényező jelenik meg. Ilyenek lehetnek a kezdeti követelmények nem kellően specifikált tételei, az ügyfél- és projektcsapat körüli bizonytalansági tényezők, de kockázat lehet egy-egy junior munkatárs bevonása a projektbe vagy akár egy kulcsszereplő túlzott fontossága. Természetesen szintén kockázat lehet a túlzottan kifeszített likviditási terv és az erőforrások rendelkezésre állásával kapcsolatos aggodalmak is.
A projektvezető feladat az, hogy a projekt összes lehetséges kockázatát felmérje, rendszerezze és kezelje, továbbá mindezekről tájékoztatást nyújtson a megfelelő személyek részére.
9. Projekt előrehaladás monitorozása, riporting
A projekt megvalósítása során a projektvezető feladata biztosítani a megfelelő ütemű projekt előrehaladást. Folyamatosan figyelemmel kell kísérnie az aktuális feladatok alakulását, fel kell készítenie a csapatot a következő feladatokra, biztosítania kell a sikeres átadás-átvételeket, kezelnie kell a projekt kockázatokat.
Az előrehaladás során a teljesítés akadályokba ütközhet, ezek elhárítása szintén a projektvezető feladata. Amennyiben pedig a nehézségek elhárításához mások bevonására is szükség van, akkor a problémát artikulálnia és eszkalálnia szükséges.
A projekt előrehaladásáról a projekt kezdeti szakaszában meghatározott gyakorisággal riportot kell készíteni és azt el kell juttatni az érintett szereplők részére.
10. Projekt eredménytermékeinek leszállítása
A projektvezető feladata, hogy a projekt szerződés szerinti eredménytermékeket határidőre és a szerződés szerinti műszaki tartalommal / minőségbe leszállítsa az ügyfél részére, továbbá elérje, hogy az ügyfél visszaigazolja a teljesítést. Ha mindez sikerült, és a projekt is az előre meghatározott költségkereten belül maradt, a projektvezető és csapata jó munkát végzett!
Ha jó projektvezető akarsz lenni, gondold át, hogy igazak-e rád az alábbi állítások
Olvasd el projekt manager karrierút témakörben készült cikkünket, hogy megtudhasd, milyen készségek és képességek szükségesek ahhoz, hogy jó projektvezető lehess. A cikkből megtudod azt is, hogy milyen karrierút lépések állhatnak előtted.
Miért szükséges, hogy projektmenedzser vezesse a projektet?
1. Tervezhetőség, kiszámíthatóság
Egy jó projekt vezető terv alapján dolgozik. Bármilyen is egy terv és bárhogy is kezeli azt a projektmenedzser, biztosan jobb, mintha nincs terv és nem olyan, akinek az a dolga, hogy figyelje.
2. Leszállítandók minősége
A projektmenedzser a leszállítandókat alapvetően a szerződés alapján kell, hogy kezelje. Abban került definiálásra, hogy pontosan mit kell szállítani, milyen feltételek mellett. Szerződésben megkeresni a teljesítési követelményeket a projektmenedzseren kívül nem sokan teszik meg.
Egy jó szerződés tartalmazza a minőségi követelményeket is. De ha nem tartalmazza teljesen pontosan, akkor az ügyfél az, akivel egyeztetni szükséges, hogy ki mit ért a leszállítandó termék alatt. Ebben a típusú kommunikációban egy projektmenedzsernek jónak kell lennie. Meg kell értenie az ügyfél igényeit és kezelnie is kell, amennyiben azok nagyon elmozdulnának a kezdeti elvárásokhoz képest, illetve akkor is, ha az ügyféloldal és a vállalkozó oldal között jelentős eltérés lenne a leszállítandók értelmezésében.
AJÁNLATKÉRÉS
IT szakemberek napidíjon a Bluebirdtől
3. Költségek és határidők kezelése
Alapvetően projektmenedzseri feladat. Így, ha egy projektben nincs projektvezető, a költségek és határidők kezelése is kevesebb figyelmet kaphat, mint amit indokol.
Egy IT projektben néhány hónap csúszás gyakran a teljes projekt eredményét elviheti, hiszen a projekttagok bérköltsége igen tetemes lehet. Ezért figyelni kell rá, kezelni kell, nem nyúlhat a projekt lezárása, mint a rétestészta.
4. Rendszerdokumentációk
Mivel a projektvezető szerződésből dolgozik, a leszállítandókat is annak megfelelően kezeli. Azaz, ha a leszállítandók között szerepel rendszerdokumentáció (pl. rendszerterv, üzemeltetési dokumentáció, felhasználói kézikönyv, stb.), akkor ennek meglétére figyelni fog.
5. Problémák kezelése, eszkaláció
Egy jó projektmenedzser foglalkozik a projekt során felmerülő problémákkal. Sőt, nem csak foglalkozik, hanem megoldást is talál rá. Ennek folyamata sokszor rendkívül időigényes és sok egyeztetést igényel az ügyféllel vagy más szereplővel. Ritka az az IT projekt, ahol a fejlesztésben résztvevők közül bárki jelentős időt fordít a problémák ilyen típusú kezelésére, kivéve a projektmenedzser.
6. Ügyfélkommunikáció
Egy IT projektben fontos az ügyfelek nyelvén kommunikálni. Ehhez business analyst vagy projektmenedzser kell. Nem azért, mert egy fejlesztő esetleg nem értené meg azt, amit az ügyfél mond, hanem azért, mert egy-egy ügyfél egyeztetés során számtalan olyan kérdés előjöhet, amit kezelni kell és nem fejlesztői kompetenciát igényel.
Ehhez szükség van a megfelelő kommunikációs skillekre, továbbá esetenként a szerződés pontos ismeretére is.
7. Kockázatok kezelése
A kockázatok folyamatos feltérképezése és kezelése rendkívül fontos feladat. Jó kockázatelemzés eredménye sokszor teljesen láthatatlan marad, hiszen lezártuk időben a projektet, nem? Igen, de vajon hány, és hány helyen sikerült azonosítani olyan kockázatokat, amelynek elhárítása azonnali cselekvést igényelt a projekt vezetőjétől? Sokszor nem is tudni, hányszor kellett közbelépnie, egyeztetnie, pontosítania.
8. Csapatvezetés
Alapszabály a szervezetfejlesztésben, hogy nem a legkomolyabb szakértő lehet a csapat legjobb vezetője. Sőt! Az emberek vezetéséhez nem csak IT tudás szükséges, hanem vezetői skillek és tapasztalat.
Egy jó projektmenedzser összetartja a csapatot, bevonja a projekt tagjait a feladatok értelmezésébe, tervezésébe, fókuszt ad, vezet, visszamér, és mint egy iránytű, pontosan mutatja az utat. A projektvezető egyszerre szervez, irányít, vezet és koordinál.
Projektvezetői tanúsítványok
CAPM
Certified Associate in Project Management
Project Management Professional (PMP) tanúsítás előfutára. A főiskolai végzettséggel nem rendelkező, vagy csak kezdetleges projektmenedzsment tapasztalattal rendelkező szakemberek számára ajánlott. Szintén megfontolandó a megszerzése, ha a PMP minősítésig két lépésben szeretnél eljutni.
Szervezet: Project Management Institute
Előfeltétel: Középiskolai végzettség, legalább 1500 óra projektmenedzsment tapasztalat vagy 23 óra projektmenedzsment oktatás.
CPMP
Certified Project Management Practitioner
A képzés célja a vezetői és technikai készségek fejlesztése.
Szervezet: EC Council
Előfeltétel: Nincsenek előfeltételek, de egy háromnapos felkészítő tanfolyamon ajánlott
CPM
Certified Project Manager
A Nemzetközi Projektmenedzserek Szövetsége (IAPM) egy globális szakmai szövetség és tanúsító testület, amely a projektmenedzsment szakmára összpontosít.
Az IAPM-en belül négy tanúsítási szint van, két tudományterületre osztva: a hagyományos projektmenedzsmentre és az agilis projektmenedzsmentre.
Az IAPM Certified Project Manager képesítése azoknak a pályázóknak szól, akik megalapozott ismeretekkel rendelkeznek a projektmenedzsmentről, beleértve a különféle projektek tervezésének, szervezésének és megvalósításának alapjait.
Szervezet: IAPM
Előfeltétel: Nincs.
CSM
Certified Scrum Master
Az agilis módszertanok használata szabványossá vált, így nem meglepő, hogy nagy a kereslet az informatikus szakemberekre.
A Scrum Alliance, amely ezt a tanúsítványt kínálja, nonprofit szervezet, amely ösztönzi a Scrum és az agilis gyakorlatok alkalmazását. A szervezet világszerte több, mint 450 000 tanúsított gyakorlattal büszkélkedhet.
Szervezet: Scrum Alliance
Előfeltétel: A Scrum általános ismerete, kétnapos tanfolyam elvégzése
PRINCE2
PRINCE2 Foundation/PRINCE2 Practitioner
A PRINCE2 tanúsítványokat az ILX csoport bocsátja ki, és a projektek irányítására és lebonyolítására összpontosít.
Két elsődleges képesítés létezik, a PRINCE2 Foundation és a PRINCE2 Practitioner. A PRINCE2 Foundation tanúsítás a projektmenedzsment terminológiát és módszertant teszteli, míg a PRINCE2 Practitioner tanúsítás olyan haladó projektmenedzsereket tesztel, akik már elérték a PRINCE2 Foundationt.
Szervezet: ILX Group
Előfeltételek:
1. PRINCE2 Foundation: PRINCE2 Foundation tanfolyam
2. PRINCE2 Practitioner: PRINCE2 Foundation vagy Project Management Professional (PMP), vagy CAPM vagy IPMA tanúsítás
PPM
Professional in Project Management
A Professional in Project Management (PPM) a GAQM középszintű projektmenedzsment-tanúsítványa. A GAQM projektmenedzsment-tanúsításai széles tudásbázisra összpontosítanak, és hangsúlyozzák a hatékony erőforrás-allokációt, az egyértelmű iránykijelölést, a változásokhoz való alkalmazkodást, a hatékony kommunikációt és a minőségi teljesítések biztosítását minimális kockázat mellett. A PPM a tapasztalt projektmenedzserek felé irányul, akik részt vesznek kockázat- és válságkezelésben, és akik részt vesznek a projektek napi irányításában.
Szervezet: Global Association for Quality Management
Előfeltétel: GAQM ismeretanyag és e-tanfolyam, a vizsgázóknak projektmenedzsment tapasztalattal rendelkezniük kell a vizsga sikeres teljesítéséhez.
PMITS
Project Management in IT Security
A minősítés segít a pályázóknak megerősíteni meglévő projektmenedzsment készségeiket, miközben fókuszban az informatikai biztonsági projektek megvalósítása áll.
Szervezet: EC Council
Előfeltétel: Legalább kétéves tapasztalat az információbiztonság területen és olyan végzettség, amely az IT biztonságra összpontosít (alapképzés vagy magasabb).
PMP
PMP - Project Management Professional
A projektmenedzsment tanúsítások arany sztenderdje a Project Management Professional tanúsítvány.
Szervezet: Project Management Institute
Előfeltétel:
1. Középfokú végzettség, 3 év projektmenedzsment tapasztalat, 4500 óra projektvezetés tapasztalat, valamint 35 óra projektmenedzsment oktatás, vagy
2. Középfokú végzettség, 5 éves projektmenedzsment tapasztalat, 7500 óra projektvezetés tapasztalat, valamint 35 óra projektmenedzsment oktatás
Mennyit keres egy IT projektmenedzser?
Adatok aktualitása: 2023. július
Azonban, ha komoly domain tudást sikerül szerezned, akkor a fizetésed ezeknél a béreknél is jócskán magasabb lehet.
* Béradatok forrása: Bluebird IT Salary Guide
