Avagy: nehezen szereztük meg az új munkatársunkat, ne hagyjuk elveszni, mielőtt még belépne az ajtón! Gyakorlati pre-onboarding tennivalók.
More...
Manapság, amikor igazi harc folyik a munkáltatók között egy igazi tehetség leigazolásáért, a HR csapatok tagjai nem dőlhetnek csak úgy elégedetten hátra, mikor egy kiválasztási folyamat végére érnek és kezet fognak a leendő munkatárssal. Szűcs Judit operatív igazgatónk nem először ír az új kollégák integrálásának fontosságáról.
A HR-nek az úgynevezett pre-onboarding szakaszban – a sikeres egymásra találás, azaz az ajánlat elfogadása és a munkába állás első napja között – számos feladata van. Egyrészt azért, mert nem szeretnéd elveszíteni az új kiválasztottadat; másrészt azért, mert szeretnéd, ha az új munkaerő minél zökkenőmentesebben és gyorsabban integrálódna a már meglévő csapatba.
Azt is fontosnak tartom, hogy segítsük a jelölteket kiállni a saját érdekeikért, elvárásaikért; máskülönben idővel vagy a munkavállaló vagy a munkáltató lesz csalódott. Előfordult például, hogy egy jelentkező nagyon szeretett volna csatlakozni hozzánk, ugyanakkor élethelyzetéből fakadóan a napi 8 óra munkavégzés sok lett volna neki. Elutasította az ajánlatot. Mivel éreztem, hogy valami lehet a háttérben, egy mélyebb beszélgetés során sikerült az említett információt kiszednem belőle. Végül megegyeztünk napi 7 órás munkakörben.
Sokan mondják, hogy meg kell győznünk a jelöltet arról, hogy nálunk jobb helye sehol sem lehet. Ez a Bluebirdnél roppant egyszerű, mi ezt nemcsak mondjuk, de valóban így is gondoljuk.
A pre-onboarding szakasz jellemzően egy bő felmondási időnyi ideig, tehát nagyjából 30, rosszabb esetben 60 napig tart, amelyhez hozzáadódhatnak azok a napok is, ameddig a munkavállaló valóban eljut az előző helyén a felmondás megvalósításáig. De mit is tehetünk ezekben a napokban? Megpróbáltam csokorba szedni azokat a bevett gyakorlatainkat, amik segíteni szokták az új csapattag érkezését:
Üdvözlő e-mail
A személyes találkozó után ezzel is jelezhetjük, hogy mennyire fontos nekünk a csatlakozása. Egyúttal rögtön fórumot biztosítunk számára ahhoz, hogy az új munkatárs az esetlegesen felmerülő kérdéseit a jövőben feltehesse.
Telefonhívás
Megkereshetjük telefonon és rákérdezhetünk arra, hogy merült-e fel kérdése a személyes találkozó óta? További hozadék, hogy a rendszeres kommunikációval bizalmi viszony alakulhat ki, így még időben kezelhetjük az esetleges megtorpanásokat, a bizonytalanságot.
Nem csak a HR-ből áll a cég
A pre-onboarding szakaszban is kifejezetten fontos, hogy a leendő munkavállaló szakmai oldalról is folyamatosan azt érezze, hogy számítanak rá és a munkájára. Egy telefon a munkába állás előtt pár nappal a közvetlen vezetőjétől vagy más felettesétől tökéletesen alkalmas erre – és a felelős vezetőknek kell tudniuk időt szakítani a hívásra.
Fontosnak tartom a munkaszerződés elküldését, véleményeztetését is. Nem mellesleg egy újabb direkt csatornát teremtünk az esetleges kérdések megtárgyalására, és az első nap, illetve az első hét eseményeinek várható menetrendjét is tisztázhatjuk.
A csapattaggá tenni, mielőtt a csapat része lenne
Ha az új munkatárs első munkanapja előtt esedékes valamilyen – félig külsősök előtt is vállalható – közösségépítő programunk, hívjuk meg rá a leendő munkatársunkat.
A lehető legtöbb információhoz juttatni:
Minden szempontból praktikus, ha a munkatárs már az első nap úgy érkezik meg, hogy széles körű ismeretei vannak a munkaadójáról, a pontos feladatáról, sőt akár az alkalmazott rendszerekről és folyamatokról is. Biztosítsunk számára már a belépése előtt egy olyan offline vagy online információs csomagot, amelyek segítik a felkészülésben!
Ugyanakkor fontos mindennek az időzítése is: magamnak is tanulságként írom, hogy egy pörgősebb időszakban (pl. karácsonykor) nem szerencsés onboardingot szervezni.
Felkészíteni azokat, akikhez érkezik
A pre-onboarding szakaszban nem csak az új munkavállalóra szükséges figyelmet fordítanunk, hanem a leendő csapatának tagjaira is. És itt érdemes nagyvonalúnak lennünk: annak a jelenlegi munkatársunknak is fontos egy új ember érkezése, aki közvetlen munkakapcsolatban nem lesz vele. Mindenkinek kellemesebb lesz az első nap, ha kölcsönösen rendelkeznek egymásról információkkal: gondoskodjunk arról, hogy a kollégáink mindegyike tisztában legyen azzal, hogy ki fog melléjük ülni jövő hét hétfőn.
Ha elsőként szeretnél értesülni legfrissebb blogbejegyzéseinkről, kövesd LinkedIn és Facebook oldalunkat!
Tudj meg többet szolgáltatásainkról