Alapos áttekintés a Kanban projektmenedzsment módszerről. Példákkal és útmutatóval a Kanban tábla készítéséhez lépésről lépésre!
More...
Mi is pontosan a Kanban?
A Kanban rendszer egy vizuális projektmenedzsment eszköz és ütemezési rendszer, amely az agilis módszertan égisze alá tartozik. A rendszert a gyártóiparban találták fel és használták először (erről még később szó lesz), és azóta számos területen adaptálták és használják a projektmenedzsment megkönnyítésére, különösen szoftverfejlesztés esetében. A Kanban egy vizuális módszer, a folyamatos deliveryt, állandó tökéletesítést és a munkafolyamatok rugalmas kezelését hangsúlyozza. Ez lehetővé teszi a csapatok számára, hogy gyorsan és hatékonyan alkalmazkodjanak a változásokhoz.
Hacsak nem vagy már most profi a munkád ütemezésében, és van rá bevált módszered (ebben az esetben le a kalappal!), érdemes kipróbálni. Ebben a cikkben mindent érintünk, amit a Kanbanról tudni kell: a módszer eredetét, számos előnyét és lehetséges hátrányait, különös tekintettel a szoftverfejlesztésben való alkalmazására.
Emellett egy alapos, lépésről lépésre felépített útmutatót is készítettünk neked arról, hogyan vágj bele a Kanban rendszer bevezetésébe, így azonnal el is kezdheted használni.
A Kanban a válasz, ha:
Válassz más módszert, ha:
Ugyanakkor egyre gyakoribbá válik az is, hogy bizonyos iparágakban a csapatok ezt a módszert használják elsődleges eszközeként a munka irányításához, így ez nem csupán kiegészítője, hanem akár alternatívája is lehet az agilis módszertanoknak. A Kanban önmagában is hatékony lehet!
A Kanban születése
A Kanban módszert egy ipari mérnök, Taiichi Ohno dolgozta ki, aki a Toyotánál dolgozott az 1940-es évek végén.
Abban az időben a Toyota azért küzdött, hogy felvegye a versenyt az amerikai autógyártókkal, amelyek nagyobb gyárakkal és jobb méretgazdaságossággal működtek. Ohno felismerte, hogy a Toyota termelési rendszere nem volt hatékony és átalakításra szorult.
Ohno észrevette, hogy a munkások gyorsabban gyártják le az alkatrészeket, mint ahogyan azokat felhasználják, ami a készletek felhalmozódásához vezetett. Ez egyrészt értékes erőforrásokat kötött le, másrészt a gyárban fizikailag is túl sok helyet foglaltak. Ohno azt is megfigyelte, hogy a dolgozók gyakran vártak alkatrészekre vagy utasításokra, ami időleges leállást és termelékenységcsökkenést eredményezett.
E problémák megoldására Ohno kifejlesztett egy olyan rendszert, amely vizuális jelzésekkel mutatta, hogy mikor van szükség alkatrészekre, és mikor állnak készen a felhasználásra. Ezt a rendszert "kanban"-nak nevezte el, ami japánul "vizuális jelzést", "jelzőtáblát" vagy "kártyát" jelent.
Majdnem száz évvel és rengeteg technikai fejlődéssel később a Kanban soha nem volt népszerűbb. A Kanban tába ma már digitalizált és a modern munkafolyamatokhoz lett igazítva, de az alapelvek ugyanazok. Nézzük meg közelebbről!
Agilis projektmenedzsment Kanban segítségével
Kanban vs agilis módszertan: mi a különbség?
Mind a Kanban, mind az agilis módszertan gyakran használt a szoftverfejlesztés területén, de számos kulcsfontosságú dologban különböznek egymástól:
A szoftverfejlesztő csapatok szemszögéből nézve a Kanban gyakran az agilis módszertanok, például a Scrum kiegészítéseként használatos. Rugalmassága miatt remek választás például olyan csapatok számára, amelyeknek gyorsan kell reagálniuk a változó követelményekre, vagy amelyek munkájában jellemző a nagyfokú bizonytalanság.
Hogyan néz ki egy Kanban tábla?
A tábla oszlopokból (stages) áll, amelyek a csapat munkafolyamatának különböző szakaszait jelképezik (például "Elvégzendő", "Folyamatban" és "Kész" oszlopok).
A munkaelemek vagy feladatok kártyák formájában jelennek meg. Ezek a megfelelő oszlopba kerülnek, amelyek jelzik a feladatok aktuális állapotát.
A Kanban tábla tartalmazhat swimlane-eket, vagyis sávokat. A sávok vízszintesen osztják a táblát, és a munkaelemek prioritás, projekt, csapat, megbízott vagy bármely más releváns csoportosítás szerinti rendszerezésére és megjelenítésére szolgálnak. Használd ezeket a csapatod igényeihez mérten.
Színek, ikonok és képek használata a Kanban board/tábla testreszabásához
A Kanban tábla segít vizuálisan megkülönböztetni a különböző típusú feladatokat, kategóriákat vagy prioritásokat, nagyrészt az egyénre szabható színeknek és ikonoknak köszönhetően. A színkódolás egy régóta bevált gyakorlat, és tényleg segít abban, hogy a táblát akár már első pillantásra átlásd. Érdemes kihasználni ezt a lehetőséget címkék beállításával vagy egyéni borítók használatával.
Kanban tábla példa: Kanban tábla egy szoftverfejlesztő csapatban
Egy szoftverfejlesztő csapat által használt Kanban tábla tartalmazhatja például a "Feladatok", "Folyamatban", "Kódellenőrzés", "Tesztelés" és "Kész" oszlopokat, de a szakaszok/oszlopok kiválasztása a csapatod igényeitől függ.
A tábla munkaelemekből (work items) tevődik össze, amelyeket post-itekkel, kártyákkal vagy digitális feladatokkal lehet ábrázolni. Minden munkaelem tartalmaz egy címet vagy leírást, valamint minden vonatkozó részletet vagy követelményt. Emellett jelezhetjük, hogy melyik elem elvégzéséért ki felelős a csapaton belül, és a legtöbb Kanban platformon lehetséges kommenteket is fűzni az adott feladathoz.
Hogyan segít a Kanban rendszer az elakadások azonosításában?
Mint említettük, a Kanban módszer egyik jelentős előnye, hogy segít a csapatoknak a WIP (work-in-progress, vagy folyamatban lévő munka) korlátozásában. A legtöbb Kanban alkalmazás beépített funkcióval rendelkezik a WIP korlátozására, azaz a tábla egyes oszlopaihoz vagy szakaszaihoz adható feladatok száma limitálható. Az alkalmazás vizuálisan jelzi, ha a WIP-határértéket elérted – vagy úgy, hogy megakadályozza az új elemek hozzáadását, vagy úgy, hogy figyelmeztető üzenetet jelenít meg.
Felejtsük el a határidőket?
Ha a szigorú határidők híve vagy, akkor lehet, hogy a Kanban módszer ezen aspektusát kevésbé találod vonzónak – de ezért még nem érdemes lemondani róla. A Kanban sablonokban általában háttérbe szorulnak a határidők, vagyis az alapbeállítások szerint nem támaszkodnak konkrét dátumokra vagy határidőkre.
A Kanban eredeti koncepciója sem fektetett különösebb hangsúlyt a határidőkre vagy dátumokra, sőt. A Kanban filozófiájának kulcseleme, hogy leveszi a hangsúlyt a határidőkről, és inkább a folyamatos fejlesztésre és a folyamatos munkára összpontosít. Ez a megközelítés az idők során finomodott, és ma már a Kanban rendszer egyik alapelve.
Ennek ellenére a folyamat részeként kitűzhetsz határidőket vagy alkalmazhatsz időalapú mérőszámokat, de azért próbáld meg nem túlzásba vinni. Ha túl nagy hangsúlyt fektetsz a határidőkre, áldozatul eshetsz a "tűzoltómentalitásnak", ez pedig nem a jó irány. Ha rájössz, hogy túl sok a nyomasztóan közelgő határidő, tanácsos felülvizsgálni a csapat munkamódszereit és menedzsmentjét.
Összekapcsolt Kanban táblák: ezért érdemes használni őket
Gyakorlatilag minden népszerű Kanban platform rendelkezik összekapcsolt tábla funkcióval (connected boards). Az összekapcsolt táblák segíthetnek a csapatoknak átlátni több csapat vagy részleg munkafolyamatait is. Ez segít vizualizálni, hogy az egyes feladatok vagy elemek hogyan illeszkednek a nagyobb képbe. Ezeket gyakran használják nagy és összetett projekteknél, amelyben több csapat is részt vesz, vagy amikor a projektnek több szakasza van, amelyeket kezelni kell.
A Kanban módszerhez három nagy connected board típus kapcsolódik: upstream, downstream és párhuzamos táblák.
Ha eredményes munkát szeretnénk végezni, kulcsfontosságú tudni, hogy a különböző csapatok és részlegek milyen feladatokat látnak el egy nagyobb vállalaton belül. A táblák összekapcsolásával a csapatok átfogó képet kaphatnak a teljes munkafolyamatról. Ez jobb döntéshozatalt eredményezhet, és szorosabbá teheti a vállalatokon belüli együttműködést.
Nagyobb szervezetekben nem ritka, hogy a bal kéz nem tudja, mit csinál a jobb kéz – de a Kanbannal és az összekapcsolt táblákkal ez a forgatókönyv elkerülhető.
Hogyan alkalmazzuk a Kanban rendszert a projektmenedzsmentben: Útmutató lépésről lépésre
Bár Kanban táblát létrehozni nem atomfizika, lényegében minden Kanban platformhoz társul tanulási görbe. Minél összetettebb a projekt és minél több a csapattag, ez a görbe értelemszerűen annál meredekebb lesz. Érdemes felkészülni a kísérletezésre, mert minden platform máshogy működik, más funkciókat kínál. Jó hír viszont, hogy amint sikerül elkészíteni az első táblád, a Kanban a munkaszervezés alapeszközévé válhat.
1. Lépés: A hozzád legjobban illő Kanban platform kiválasztása
Ha csak saját magadnak készíted a Kanban táblát, teljesen offline módon, öntapadós jegyzetek és filctollak segítségével is kipróbálhatod a módszert. Ám ha csapatban dolgozol, erősen javasoljuk, hogy digitális platformot válassz, különösen, mióta előtérbe került az otthoni munkavégzés. A digitális táblákhoz tartózkodási helytől függetlenül mindenki hozzáférhet. A digitális Kanban táblák segítségével minden csapattag át fogja látni a folyamatot, ami nem mindig magától értetődő (ezt valószínűleg bármelyik projektmenedzser alá tudja támasztani).
2023-ban ezek a legnépszerűbb ingyenes Kanban-eszközök egy általános célú tábla létrehozásához (bizonyos funkciókhoz előfizetés szükséges):
Trello: ingyenes csomag + előfizetéses csomagok. Ha egy sok szempontból testreszabható, ingyenes Kanban eszközt keresel, ezzel érdemes kezdeni. A Swimlanes by Blue Cat alkalmazás telepítésével swimlane (sáv) funkciókat is hozzáadhatsz a táblához.
Jira: ingyenes csomag legfeljebb 10 csapattag számára + előfizetéses csomagok. Különösen alkalmas olyan csapatok számára, amelyek már használják a Jira-t projektmenedzsment célokra. A swimlane funkció csak vállalat által irányított csapatok számára érhető el.
Asana: ingyenes csomag legfeljebb 15 csapattag számára + előfizetéses csomagok.
A szoftverfejlesztő csapatok számára a Jira és a Trello a két legnépszerűbb platform Kanban táblák létrehozására. Mindkettő sok, kifejezetten a technológiai szektor számára kifejlesztett funkciót tartalmaz: például integrálható a GitHubbal és a Bitbuckethez hasonló fejlesztési eszközökkel, van benne hibakövetés, valamint jelentési és elemzési funkciók is.
A Jira különösen sokféle integrációt kínál, amelyekkel bővítheted a Kanban tábláid funkcionalitását. Ezek számos különböző területet fednek le, például a munkaidő-becslést (mint az Agile Poker) és az időkövetést ("time tracking", Toggl).
Érdemes kipróbálni néhány lehetőséget, mielőtt elköteleznéd magad egyetlen platform mellett, így megtalálod azt, amelyik a leginkább megfelel a csapatod igényeinek.
2. Lépés: A munkafolyamatok elemzése és feladatokra bontása
A cél az, hogy a munkafolyamatodat különálló részfeladatokra bontsd. Gondold át, hogy melyik feladat melyik csapattaghoz tartozik, és döntsd el, hogy mely feladatok élveznek prioritást. Ezekre akkor lesz szükséged, ha sávokat (swimlane-eket) szeretnél létrehozni.
3. Lépés: Oszlopok létrehozása
Határozd meg a folyamat legfontosabb szakaszait – ezek lesznek az oszlopaid. Egy Kanban tábla általában három-hat oszlopot tartalmaz, de ez a munkafolyamat összetettségének függvényében változhat.
4. Lépés: Sávok (swimlane-ek) létrehozása
Itt az ideje, hogy sávokat hozz létre- Ezekkel jelezheted például a prioritást, a felelősöket vagy a tervezett release-eket. Beállíthatsz színeket és beilleszthetsz ikonokat, hogy személyre szabd a születőben Kanban táblád. Ez segíteni fog vizuálisan megkülönböztetni a feladatokat és prioritásokat.
5. Lépés: Egyedi feladatok hozzáadása
Add hozzá a munkafolyamat építőelemeit (task). Ügyelj arra, hogy minden új elemet a megfelelő sávhoz add hozzá (például "prioritás" vagy "felelős" sáv).
6. Lépés: Finomhangolás, folyamatban lévő munka (WIP) korlátok beállítása
Ez segít elkerülni a multitaskingot, és segít bebiztosítani, hogy a feladatok időben elkészüljenek.
7. Lépés: A haladás vizualizációja
Ahogy a feladatok vagy projektek haladnak a munkafolyamatban, húzd át őket az egyik oszlopból a másikba. Ez segít a vizualizálni a haladást (ami motiváló) és azonosítani azokat a területeket, ahol lelassul a haladás (ami hasznos).
8. Lépés: Utókövetés és optimalizálás
Könnyű lenne ezt a lépést teljesen kihagyni (elvégre nem kötelez rá senki), de hosszú távon maximálisan megtérül az ezzel töltött idő. Ha rendszeresen felülvizsgálod a táblát, azonosítani tudod a javítandó területeket és tökéletesíteni tudod a csapat munkafolyamatait. Szükséged lehet a munkafolyamatok módosítására, oszlopok hozzáadására vagy eltávolítására, vagy a WIP-beállítások igazítására.
A Kanban tábla időnkénti felülvizsgálata rengeteget lendíthet a csapat hatékonyságán. Ahhoz sem férhet sok kétség, hogy a Kanban tábla tudatos és következetes használata hozzájárul a csapatod egészséges munkakörnyezetéhez. Egy naprakész, aktív Kanban tábla fenntartása kiküszöböli a bizonytalanságokat és közös referenciapontot ad a munkafolyamathoz. Mindkettő hozzájárul az akadályok minimalizálásához és a csapattagok sikeres együttműködéséhez.
Hogyan tovább?
Remélem, hasznosnak találtad ezt az útmutatót a Kanban módszerről. Ha céged informatikai szakembereket keres, és érdekel az IT fejvadászat vagy az IT contracting, kérjük, vedd fel velünk a kapcsolatot, mert mi szívesen segítünk megtalálni a megfelelő embert az adott feladatra.
Ha elsőként szeretnél értesülni legújabb blogbejegyzéseinkről, kövess minket a LinkedInen és a Facebookon!