Alapos áttekintés a Kanban projektmenedzsment módszerről. Példákkal és útmutatóval a Kanban tábla készítéséhez lépésről lépésre!
More...
Mi is pontosan a Kanban?
A Kanban rendszer egy vizuális projektmenedzsment eszköz és ütemezési rendszer, amely az agilis módszertan égisze alá tartozik. A rendszert a gyártóiparban találták fel és használták először (erről majd később), és azóta számos területen, elsősorban a projektmenedzsmentben adaptálták és használják. A Kanban egy vizuális módszer, amely a folyamatos átadást, tökéletesítést és a munkafolyamatok rugalmas kezelését hangsúlyozza. Ez lehetővé teszi a csapatok számára, hogy gyorsan és hatékonyan alkalmazkodjanak a változásokhoz.
Hacsak nem vagy már most profi a munkád ütemezésében, és nincs rá bevált módszered (ha van, le a kalappal előtted!), érdemes kipróbálni. Ebben a cikkben mindent érintünk, amit a Kanbanról tudni kell: a módszer eredetét, számos előnyét és lehetséges hátrányait, különös tekintettel a szoftverfejlesztésben való alkalmazására.
Emellett egy alapos, lépésről lépésre felépített útmutatót is készítettünk neked arról, hogyan vágj bele a Kanban rendszer bevezetésébe, így azonnal el is kezdheted használni.
A Kanban a válasz, ha:
Válassz más módszert, ha:
Ugyanakkor egyre gyakoribbá válik az is, hogy bizonyos iparágakban a csapatok a Kanban-t használják a munka irányításának elsődleges keretrendszereként, így ez nem csupán kiegészítője, hanem alternatívája az agilis módszertanoknak. Önmagában is hatékony lehet!
A Kanban születése
A Kanban módszert egy ipari mérnök, Taiichi Ohno dolgozta ki, aki a Toyotánál dolgozott az 1940-es évek végén.
Abban az időben a Toyota azért küzdött, hogy felvegye a versenyt az amerikai autógyártókkal, amelyek nagyobb gyárakkal és jobb méretgazdaságossággal működtek. Ohno felismerte, hogy a Toyota termelési rendszere nem hatékony, és át kell alakítani.
Észrevette, hogy a munkások gyorsabban gyártanak alkatrészeket és termékeket, mint ahogyan azokat felhasználják, ami a készletek felhalmozódásához vezetett. A készletek értékes erőforrásokat kötöttek le, és helyet foglaltak el a gyárban. Ohno azt is megfigyelte, hogy a dolgozók gyakran vártak alkatrészekre vagy utasításokra, ami időleges leállást és termelékenységcsökkenést eredményezett.
E problémák megoldására Ohno kifejlesztett egy olyan rendszert, amely vizuális jelzésekkel mutatta, hogy mikor van szükség alkatrészekre, és mikor állnak készen a felhasználásra. Ezt a rendszert "kanban"-nak nevezte el, ami japánul "vizuális jelzést", "jelzőtáblát" vagy "kártyát" jelent.
Majdnem száz évvel és rengeteg technikai fejlődéssel később a kanban soha nem volt népszerűbb. A Kanban táblát és a kártyákat digitalizálták és a modern munkafolyamatokhoz igazították, de az alapelvek ugyanazok. Nézzük meg közelebbről!
Agilis projektmenedzsment Kanban segítségével
Kanban vs agilis módszertan: mi a különbség?
Mind a Kanban, mind az agilis módszertan gyakran használt a szoftverfejlesztés területén, de számos kulcsfontosságú dologban különböznek egymástól:
A szoftverfejlesztő csapatok szemszögéből nézve a Kanban gyakran az agilis módszertanok, például a Scrum kiegészítéseként használatos. Rugalmassága miatt remek választás olyan csapatok számára, amelyeknek gyorsan kell reagálniuk a változó követelményekre, vagy amelyek munkájában jellemző a nagyfokú bizonytalanság.
Hogyan néz ki egy Kanban tábla?
A tábla oszlopokból (stages) áll, amelyek a csapat munkafolyamatának különböző szakaszait jelképezik (például "Elvégzendő", "Folyamatban" és "Kész" oszlopok).
A munkaelemek vagy feladatok kártyák formájában jelennek meg. Ezek a megfelelő oszlopba kerülnek, amelyek jelzik a feladatok aktuális állapotát.
A Kanban tábla tartalmazhat swimlane-eket, vagyis sávokat. A sávok vízszintesen osztják a táblát, és a munkaelemek prioritás, projekt, csapat, megbízott vagy bármely más releváns csoportosítás szerinti rendszerezésére és megjelenítésére szolgálnak. Használd ezeket a csapatod igényeihez mérten.
Színek, ikonok és képek használata a Kanban board/tábla testreszabásához
A Kanban tábla segít vizuálisan megkülönböztetni a különböző típusú feladatokat, kategóriákat vagy prioritásokat, nagyrészt az egyénre szabható színeknek és ikonoknak köszönhetően. A színkódolás egy régóta bevált gyakorlat, és tényleg segít abban, hogy a táblát akár már első pillantásra átlásd. Érdemes kihasználni ezt a lehetőséget címkék beállításával vagy egyéni borítók használatával.
Kanban tábla példa: Kanban tábla egy szoftverfejlesztő csapatban
Egy szoftverfejlesztő csapat által használt Kanban tábla tartalmazhatja például a "Feladatok", "Folyamatban", "Kódellenőrzés", "Tesztelés" és "Kész" oszlopokat, de a szakaszok/oszlopok kiválasztása teljes mértékben a csapatod igényeitől függ.
A táblát munkaelemekkel kell kitölteni, amelyeket öntapadós jegyzetekkel, kártyákkal vagy digitális feladatokkal lehet ábrázolni. Minden egyes munkaelem tartalmaz egy címet vagy leírást, valamint minden vonatkozó részletet vagy követelményt. Emellett jelezhetjük, hogy melyik elemért ki felelős, és sok Kanban platformon lehetséges kommenteket is fűzni az adott feladathoz.
Hogyan segít a Kanban rendszer az elakadások azonosításában?
Mint említettük, a Kanban módszer egyik jelentős előnye, hogy segít a csapatoknak a WIP (work-in-progress, vagy folyamatban lévő munka) korlátozásában. A legtöbb Kanban alkalmazás beépített funkcióval rendelkezik a WIP korlátozására: a tábla egyes oszlopaihoz vagy szakaszaihoz adható feladatok száma limitálható. Az alkalmazás vizuálisan jelzi, ha a WIP-határértéket elérted – vagy úgy, hogy megakadályozza az új elemek hozzáadását, vagy úgy, hogy figyelmeztető üzenetet jelenít meg.
Felejtsük el a határidőket?
Ha a határidők híve vagy, akkor lehet, hogy a Kanban ezen aspektusát kevésbé találod vonzónak – de azért érdemes továbbolvasnod. A Kanban sablonokban általában háttérbe szorulnak a határidők, vagyis az alapbeállítások szerint nem támaszkodnak konkrét dátumokra vagy határidőkre.
A Kanban eredeti koncepciója sem fektetett különösebb hangsúlyt a határidőkre vagy dátumokra, sőt. A Kanban filozófiájának kulcseleme, hogy eltereli a figyelmet a dátumokról, és inkább a folyamatos fejlesztésre és a folyamatos munkára összpontosít. Ez a megközelítés az idők során finomodott, és ma már a Kanban rendszer egyik alapelve.
Ennek ellenére a folyamat részeként kitűzhetsz határidőket vagy alkalmazhatsz időalapú mérőszámokat, de azért próbáld meg nem túlzásba vinni. Ha túl nagy hangsúlyt fektetsz a határidőkre, a "tűzoltómentalitás" áldozatául eshetsz, ez pedig nem a jó irány. Ha rájössz, hogy túl sok a nyomasztóan közelgő határidő, tanácsos felülvizsgálni a csapat munkamódszerét.
Összekapcsolt Kanban táblák: ezért érdemes használni őket
Gyakorlatilag minden népszerű Kanban platform rendelkezik összekapcsolt tábla funkcióval (connected boards). Az összekapcsolt táblák segíthetnek a csapatoknak átlátni és vizualizálni több csapat vagy részleg munkafolyamatait is. hogy az egyes feladatok vagy elemek hogyan illeszkednek a nagyobb képbe. Ezeket gyakran használják nagy és összetett projekteknél, amelyben több csapat is részt vesz, vagy amikor a projektnek több szakasza van, amelyeket kezelni kell.
A Kanbanban háromféle összekapcsolt táblát használnak általában: upstream, downstream és párhuzamos táblák.
Ha eredményes munkát szeretnénk végezni, kulcsfontosságú tudni, hogy a különböző csapatok és részlegek milyen feladatokat látnak el egy nagyobb vállalaton belül. A táblák összekapcsolásával a csapatok átfogó képet kaphatnak a teljes munkafolyamatról. Ez jobb döntéshozatalt eredményezhet, és szorosabbá teheti a vállalatokon belüli együttműködést.
Nagyobb szervezetekben nem ritka, hogy a bal kéz nem tudja, mit csinál a jobb kéz – de hála a Kanbannak és az összekapcsolt tábláknak, teljesen elkerülhető ez a forgatókönyv.
Hogyan alkalmazzuk a Kanban rendszert a projektmenedzsmentben: Útmutató lépésről lépésre
Bár Kanban táblát létrehozni nem atomfizika, lényegében minden platform és Kanban eszközhöz társul tanulási görbe. Minél összetettebb a projekt és minél több a csapattag, annál meredekebb lesz ez a tanulási görbe. Érdemes felkészülni a kísérletezésre, mert minden platform máshogy működik, más funkciókat kínál. Amint sikerül elkészíteni az első táblád, a Kanban a munkaszervezés alapjává válhat számodra.
1. Lépés: Válaszd ki a hozzád legjobban illő Kanban platformot
Ha csak saját magadnak készíted a Kanban táblát, teljesen offline módon, öntapadós jegyzetek és filctollak segítségével is kipróbálhatod a módszert. Ám ha csapatban dolgozol, erősen javasoljuk, hogy digitális platformot válassz, különösen, mióta elterjedt az otthoni munkavégzés. A digitális táblákhoz tartózkodási helytől függetlenül mindenki hozzáférhet. A digitális Kanban táblák csapattagok át fogják látni a folyamatot – ami, mint azt bizonyára sok projektmenedzser is egyetért, nem lenne mindig magától értetődő.
2023-ban ezek a legnépszerűbb ingyenes Kanban-eszközök egy általános célú tábla létrehozásához (bizonyos funkciókhoz előfizetés szükséges):
Trello: ingyenes csomag + előfizetéses csomagok. Ha egy sok szempontból testreszabható, ingyenes kanban eszközt keresel, ezzel érdemes kezdeni. A Swimlanes by Blue Cat alkalmazás telepítésével swimlane (sáv) funkciókat is hozzáadhatsz a táblához.
Jira: ingyenes csomag legfeljebb 10 csapattag számára + előfizetéses csomagok. Különösen alkalmas olyan csapatok számára, amelyek már használják a Jira-t projektmenedzsment célokra. A swimlane funkció csak vállalat által irányított csapatok számára érhető el.
Asana: ingyenes csomag legfeljebb 15 csapattag számára + előfizetéses csomagok.
A szoftverfejlesztő csapatok számára a Jira és a Trello a két legnépszerűbb platform Kanban táblák létrehozására. Mindkettő sok, kifejezetten a technológiai szektor számára kifejlesztett funkciót tartalmaz: például integrálható a GitHubbal és a Bitbuckethez hasonló fejlesztési eszközökkel, van benne hibakövetés, valamint jelentési és elemzési funkciók is.
A Jira különösen sokféle integrációt kínál, amelyekkel bővítheted a Kanban tábláid funkcionalitását. Ezek számos különböző területet fednek le, például a munkaidő-becslést (mint az Agile Poker) és az időkövetést (Toggl).
Érdemes kipróbálni néhány lehetőséget, mielőtt elköteleznéd magad egyetlen platform mellett, így megtalálod azt, amelyik a leginkább megfelel a csapatod igényeinek.
2. Lépés: Elemezd a munkafolyamatokat és bontsd feladatokra
A cél az, hogy a munkafolyamatodat különálló részfeladatokra bontsd. Gondold át, hogy melyik feladat melyik csapattaghoz tartozik, és döntsd el, hogy mely feladatok élveznek prioritást. Ezekre akkor lesz szükséged, ha sávokat (swimlane-eket) szeretnél létrehozni.
3. Lépés: Oszlopok létrehozása
Határozd meg a folyamat legfontosabb szakaszait – ezek lesznek az oszlopaid. Egy Kanban tábla általában három-hat oszlopot tartalmaz, de ez a munkafolyamat összetettségének függvényében változhat.
4. Lépés: Sávok létrehozása
Itt az ideje, hogy sávokat hozz létre olyan szempontok jelzésére, mint a prioritás, a megbízottak vagy a tervezett kiadások. Állíts be színeket és illessz be ikonokat, hogy személyre szabd a születőben Kanban táblád – ez segíteni fog vizuálisan megkülönböztetni a prioritásokat és a feladatokat.
5. Lépés: Egyedi feladatok hozzáadása
Add hozzá a munkafolyamat építőelemeit. Ügyelj arra, hogy minden új elemet a megfelelő sávhoz add hozzá (például "prioritás" vagy "megbízott" sáv).
6. Lépés: Finomhangold a tábládat: Folyamatban lévő munka (WIP) korlátok beállítása
Ez segít elkerülni a multitaskingot, és biztosítja, hogy a feladatok időben elkészüljenek.
7. Lépés: Vizualizáld a haladást
Ahogy a feladatok vagy projektek haladnak a munkafolyamatban, húzd át őket az egyik oszlopból a másikba. Ez segít a vizualizálni a haladást (ami motiváló) és azonosítani az akadályokat (ami hasznos).
8. Lépés: Utókövetés és optimalizálás
Könnyű lenne ezt a lépést teljesen kihagyni (elvégre nem kötelező a módszer használatához), de hosszú távon maximálisan megtérül az ezzel töltött idő. Ha rendszeresen felülvizsgálod a táblát, azonosítani tudod a javítandó területeket és tökéletesíteni tudod a csapat munkafolyamatait. Szükséged lehet a munkafolyamatok módosítására, oszlopok hozzáadására vagy eltávolítására, vagy a WIP-beállítások igazítására.
A kanban board időnkénti felülvizsgálata rengeteget lendíthet a csapat hatékonyságán. Az sem titok, hogy a kanban tábla tudatos és következetes használata hozzájárul csapatod egészséges munkakörnyezetéhez. Egy naprakész, aktív kanban tábla fenntartása kiküszöböli a bizonytalanságokat és közös referenciapontot ad a munkafolyamathoz - mindkettő hozzájárul a zökkenőmentességhez és a csapattagok sikeres együttműködéséhez.
Hogyan tovább?
Remélem, hasznosnak találtad ezt a Kanban módszerről szóló útmutatót. Ha céged informatikai szakembereket keres, és érdekel az IT toborzás vagy az IT contracting, kérjük, vedd fel velünk a kapcsolatot, mert mi szívesen segítünk megtalálni a megfelelő embert az adott feladatra.
Ha elsőként szeretnél értesülni legújabb blogbejegyzéseinkről, kövess minket a LinkedIn-en és a Facebookon!
