Hogyan lesz hatékony az onboarding folyamat?

Először az alapok: onboarding jelentése

Mi is pontosan az onboarding?

Az onboarding (szó szerint: "beszállás", mint repülőn vagy hajón utazáskor) az a folyamat, amelynek során egy újonnan szerződtetett munkaerőt integrálnak a szervezetbe és annak kultúrájába. Az onboarding folyamat során ellátják a szükséges információkkal, eszközökkel és a kellő támogatással, hogy hatékony tagjává váljon a csapatnak.

Ez magában foglalja a betanítást (képzések, tréningek vagy közös munka formájában), de ide tartozik a kollégák bemutatása, valamint a vállalati szabályzatok és eljárások megismertetése is. Az onboarding célja, hogy az újonnan csatlakozók hatékonyan alkalmazkodjanak az új helyhez, megkapjanak minden fontos információt a hatékony munkához, pontosan megértsék szerepüket és feladataikat, és minél hamarabb kényelmesen érezzék magukat az új munkakörnyezetben.

Meddig tart az onboarding folyamat?

Azt, hogy hány hétig vagy hónapig tart az onboarding, egy sor tényező befolyásolja. Bár sok helyen az egyszerűség kedvéért a próbaidő végéig számolnak vele, lehet ennél rövidebb vagy hosszabb is.

Általánosságban: minél nagyobb a szerepkör komplexitása és felelőssége, minél fontosabb hozzá a konkrét vállalati környezet ismerete, annál hosszabb az onboarding folyamat.

Az onboarding folyamat legfőbb lépései állandó munkavállalóknál

Onboarding folyamat: mi marad ki gyakran?

Bár a fenti lista elemeire mindenképp szükség van a hatékony onboarding folyamathoz, sok egyéb aspektusa is van, ami gyakran elfelejtődik. Ilyenek az alábbiak:

Kulturális integráció

Informális bemutatkozások: Az új munkatársak bemutatása olyan csapattagoknak, akikkel közvetlenül nem dolgoznak együtt. Ez nemcsak azért lehet fontos, mert bármikor előfordulhat csapaton kívüli kollaboráció is. Azért is fontos, mert így hamarabb integrálódhat az új kolléga a szélesebb csapatba, hamarabb megindulnak a kötetlen beszélgetések.

Kezdeti sűrű feedback (mindenkitől mindenkinek!)

Visszajelzés az új kollégától: Akkor lehet hatékonyan finomhangolni az onboarding folyamatot, ha annak résztvevői adnak feedbacket. Az onboardingoló munkatársak segíthetenek legjobban azonosítani a folyamat hiányosságait.

Visszajelzés a többiektől: Visszajelzés gyűjtése a kollégáktól arról, hogy az új munkatárs hol tart az integrációban, hogyan illeszkedik be.

Hosszú távú fejlődés

Karrierút áttekintése: Korai beszélgetések a lehetséges karrierutakról a vállalaton belül.

Fejlesztési tervek: Szakmai fejlesztési terv kidolgozása, amely az új munkatárs céljaihoz igazodik.

Munka-magánélet egyensúly pontos tisztázása

Munkaidő és pontos szabályzatok: A munkaidő, a távmunka szabályzatok és a munka-magánélet egyensúlyával kapcsolatos elvárások egyértelmű kommunikálása az onboarding folyamat során.

Egészségügyi és jólléti programok: Az új munkatársak tájékoztatása az elérhető egészségügyi és jóléti programokról vagy forrásokról.

Utókövetés

30/60/90 napos értékelések: Bár elméletben sok vállalatnál van az első hetekben, hónapokban gyakoribb visszajelzés, nem mindenhol valósulnak meg. Sok a tennivaló, jön sürgősebb feladat, halasztódik, majd elfelejtődik. Pedig ezekből az egyeztetésekből sok minden kiderülhet, és az új munkatárs számára is nagyon fontos a kezdeti feedback.

IT Contracting: Gyorsabb onboarding folyamat IT kontraktorok esetében

Hogyan változik az onboarding folyamat, ha IT contractingról/ IT kontraktorokról van szó? A Bluebird projekt alapon, napidíjon biztosít IT szakembereket a teljes IT szektort lefedve.  Az ő onboardingjuk rövidebb idő alatt történik meg, mint egymunkavállaló esetében.

Előzetes felkészítés és eligazítás

Az előzetes felkészítés során a projektspecifikus eszközök, rendszerek és dokumentáció hozzáférésének beállítása is megtörténik a kezdési dátum előtt. Ez az előkészület kulcsfontosságú, hogy a vállalkozók az első naptól kezdve hatékonyan tudjanak dolgozni.

A vállalkozók eligazítása/orientációja a projektspecifikus részletekre összpontosít, nem pedig a vállalat átfogó bemutatására. Ez a megbeszélés a projekt céljait, a kulcsfontosságú szereplőket és a konkrét elvárásokat tárgyalja. Ezzel a gyorsított onboarding folyamattal a vállalkozók gyorsan megkapják azokat az alapvető információkat, amelyek biztosan szükségesek a projekthez való hozzájárulásukhoz.

A kontraktorok adminisztratív feladatai sokszor nagyon egyszerűsítettek: általában a szerződés részletei, a fizetési mód és az adózási és jogi követelmények betartása tartozik ide.

Kezdeti tréning

Az onboarding folyamat első képzése intenzív és célzott a vállalkozók számára, általában a projektspecifikus eszközöke, szoftverekre és folyamatokra tér ki. A teljes munkaidős alkalmazottakkal ellentétben a vállalkozók jóval kevesebb általános vállalati képzésben részesülnek, inkább az adott projekthez szükséges ismeretekre összpontosítanak. Ezen kívül a vállalkozókat közvetlenül bemutatják a kulcsfontosságú projektcsapattagoknak, stakeholdereknek és kapcsolattartóknak, hogy segítsék az azonnali együttműködést.

Integráció

A vállalkozóktól elvárják, hogy gyorsan integrálódjanak a projektbe, így esetükben szinte mindig rövidebb az onboarding folyamat. Szinte azonnal belevágnak a feladatokba, munkájuk pedig a konkrét leszállítandókra összpontosul.

Ez a gyors integráció magában foglalja a projektmegbeszéléseken való részvételt is, hogy megértsék a timelineokat és a teljesítendő feladatokat. A cél az, hogy a vállalkozók gyorsan a projektcsapat hatékony tagjaivá váljanak, és szakértelmüket eredményesen kamatoztassák.

Az elsődleges fókusz az azonnali hozzájárulásuk a projekthez, nem pedig a hosszú távú integrációjuk a vállalatnál.

Visszajelzések az onboarding folyamat alatt

A vállalkozók teljesítményértékelése is projektspecifikus, a visszajelzés az eredményekre és minőségére összpontosít, nem pedig folyamatos teljesítményértékelésekre, mint a teljes munkaidős alkalmazottak esetében. A vállalkozóktól általában véve elvárják, hogy gyorsan tanuljanak és alkalmazkodjanak, azzal a céllal, hogy magas színvonalú eredményeket érjenek el a projekt keretein belül és az ütemtervek szerint.

Hozzáférés és biztonság

A hozzáférés és a biztonság szempontjai különösen fontosak a vállalkozók számára. Megkapják a szükséges hozzáférést a rendszerekhez és adatokhoz, biztosítva a biztonsági protokollok betartását. A vállalkozók gyakran titoktartási megállapodást (NDA) írnak alá, és szükség esetén háttérellenőrzésen kell átesniük, különösen, ha a projekt érzékeny információkat érint.

Hosszú távú fejlődés

A vállalkozók esetében általában nem relevánsak a hosszú távú karrierutak vagy a vállalaton belüli fejlődésről szóló beszélgetések. A hangsúly az aktuális projekt sikeres befejezésén van. A vállalkozókat specifikus szakértelmük miatt veszik fel, és a projekt sikeres befejezése, a határidők betartása a fő cél.

Az onboarding folyamat adaptálásával a projektalapon dolgozó szakemberek gyorsan és hatékonyan integrálódnak a projektbe, maximalizálva a produktivitást és a hozzájárulásaikat a vállalat céljaihoz.

Onboarding folyamat: Checklist

Onboarding checklist állandó munkavállalók esetén

Előkészületek

Fel van szerelve az új munkatárs munkahelye a szükséges eszközökkel és kellékekkel?

Készen állnak az email fiókok és a rendszerhozzáférés az új munkatárs számára?

Telepítették és tesztelték a szükséges eszközöket és szoftvereket?

Beállították az új munkatárs mobil eszközeit?

Orientáció

Terveztetek bemutatkozást az új munkatársnak a csapattal és a kulcskontaktokkal az onboarding folyamat részeként?

Szerveztetek irodai körbevezetést?

Előkészítettétek a vállalati áttekintést, hogy bemutassák az új munkatársnak?

Egyértelműen elmagyarázták az új munkatársnak a HR szabályzatokat, beleértve a jelenlétet, a szabadságot és az öltözködési kódexet?

Be lett mutatva az új munkatárs az IT támogatásnak és forrásoknak?

Adtak útmutatást az irodaeszközök, például nyomtatók és másolók használatáról?

Munkakör-specifikus tréning(ek)

Készítettetek részletes képzési tervet az új munkatárs feladatairól?

Ütemeztétek a képzési üléseket az eszközökről, szoftverekről és folyamatokról?

Egyértelműen kommunikáltátok az alapvető teljesítménymutatókat (KPI-k) és a munkaköri elvárásokat az új munkatársnak?

Mentor kijelölése

Kijelöltetek mentort vagy segítőt az új munkatárs számára?

Ütemeztétek az első találkozókat az új munkatárs és a mentor/segítő között?

Egyértelműen meghatároztátok a mentor szerepét és felelősségeit?

Integráció

Hozzáadtátok az új munkatársat az összes releváns csapatmeetinghez listához?

Ütemeztetek rendszeres egyeztetéseket?

Hozzáféréssel rendelkezik az új munkatárs minden szükséges dokumentációhoz, például projektösszefoglalókhoz és belső wikikhez?

Első feladatok, visszajelzés

Egyértelműen elmagyaráztátok, hogyan illeszkednek ezek a feladatok a szélesebb csapatcélokhoz?

Ütemeztetek-e gyakori one-on-one megbeszéléseket a vezetővel a haladás megbeszélése érdekében?

Vannak rendszerek a kérdések vagy problémák azonnali kezelésére?

Teljesítményértékelések

Ütemeztetek formális teljesítményértékelést az első hónap végére?

Meghatároztátok a további rendszeres teljesítményértékelési időpontokat?

Folyamatos fejlődés

Van hozzáférése az új munkatársnak további képzési forrásokhoz és tanfolyamokhoz?

Megbeszéltétek a szakmai fejlődési lehetőségeket?

Megbeszéltétek a karriercélokat és a fejlődési terveket az új munkatárssal a vállalaton belül?

Egyértelműen meghatározták a lehetséges karrierfejlődési lehetőségeket és célokat?

Munka-magánélet egyensúly

Egyértelműen kommunikálták az új munkatársnak a munkaidőt, a távmunka szabályzatokat és a munka-magánélet egyensúlyával kapcsolatos elvárásokat?

Tájékoztatták az új munkatársat az elérhető egészségügyi és jólléti programokról vagy forrásokról?

Utókövetés

Ütemeztétek az utókövető találkozókat 30, 60 és 90 nap után a haladás felülvizsgálatára és a problémák kezelésére?

Vannak tervek a folyamatos rendszeres egyeztetésekre a kezdeti onboarding perióduson túl?

Onboarding checklist IT contracting esetén

Előzetes felkészítés

Szerződés elfogadása: aláírta és visszaküldte a vállalkozó a szerződést?

Megerősítettétek a kezdési dátumot és a projekt részleteit?

Készen állnak a rendszerhozzáférések és szükséges permissionök?

Projektspecifikus orientáció

Bemutatták a csapatot és a kulcskontaktokat az onboarding folyamat részeként?

Elmagyarázták a projekt céljait és elvárásait?

Biztosították a hozzáférést a releváns rendszerekhez és dokumentációkhoz?

Tréning és integráció, feladatok kijelölése

Ütemeztek rövid képzést a projektspecifikus eszközökről és folyamatokról?

Hozzáadták a vállalkozót a releváns értekezletekhez?

Ütemeztek rendszeres egyeztetéseket/meetingeket az onboardinghoz?

Ki vannak jelölve a konkrét feladatok, hogy a vállalkozó azonnal elkezdhessen dolgozni?

Feedback és teljesítményértékelés

Ütemeztetek gyakori egyeztetéseket a haladás nyomonkövetésére?

Előre meghatározott időpontokban van értékelés a projekt eredményeiről?

Onboarding folyamat: GYIK