Partnerünk új Office Manager munkatársat keres, aki felelős az iroda zavartalan napi működésének biztosításáért, a HR-adminisztráció, valamint a marketing és kommunikációs folyamatok koordinálásáért. A pozíció kiemelt szerepet tölt be a belső működés támogatásában, a munkatársak adminisztratív kiszolgálásában, valamint a külső partnerekkel való kapcsolattartásban.
Feladatok
- Az iroda zavartalan napi működésének koordinálása és a kapcsolódó adminisztratív folyamatok felügyelete.
- Munkaállomások előkészítése új belépők számára, valamint a telefonok és informatikai eszközök beszerzésének, átadásának koordinálása.
- IT-beállítások, felhasználói hozzáférések, belépőkártyák, elérhetőségi listák és egyéb belső nyilvántartások kezelése.
- Személyes adatok és kapcsolódó dokumentáció naprakész kezelése.
- Álláshirdetések kezelése és közzététele, interjúk szervezése, valamint a toborzási és kiválasztási folyamatok adminisztratív támogatása.
- Kapcsolattartás toborzó partnerekkel, közreműködés a munkaszerződések előkészítésében, valamint az onboarding és offboarding folyamatok koordinálása.
- Az új belépők fogadása, körbevezetése és beilleszkedésük támogatása, valamint a MINY, Jogtár és egyéb rendszerek hozzáféréseinek biztosítása.
- A kilépési folyamat adminisztratív támogatása, az IT és a portaszolgálat értesítése, valamint a hozzáférések és belépőkártyák kezelése.
- A Chambers és a Legal 500 rangsorokhoz kapcsolódó folyamatok koordinálása, submission anyagok előkészítése és egységesítése, referee listák kezelése.
- Kapcsolattartás az ügyvédekkel, practice head-ekkel és külső partnerekkel, a határidők nyomon követése, valamint a pályázati anyagok feltöltésének koordinálása.
- A LinkedIn-kommunikáció, az e-mail-aláírások és a marketingadatbázisok naprakészen tartása.
- A weboldal tartalmainak frissítése, cikkek publikálása, valamint a marketinganyagok és online megjelenések koordinálása.
- Kapcsolattartás webfejlesztőkkel, fotósokkal és egyéb szolgáltatókkal, árajánlatok bekérése, valamint irodai fotózások szervezése.
- Dolgozói nyilvántartások kezelése, dokumentumok rendszerezése és archiválása.
- A belső információáramlás támogatása, valamint adminisztratív háttértámogatás biztosítása a vezetőség és a munkatársak számára.
Elvárások
- Felsőfokú végzettség, előny HR, gazdasági, kommunikációs vagy adminisztratív területen.
- Tárgyalóképes angol nyelvtudás szóban és írásban.
- Legalább 3-4 év releváns szakmai tapasztalat office management, HR-adminisztráció vagy irodavezetés területén.
- Magabiztos MS Office-ismeretek.
- Kiváló szervező és koordinációs készség.
- Precíz, önálló és proaktív munkavégzés.
- Jó kommunikációs és kapcsolatteremtő készség.
- Diszkrét, megbízható személyiség, magas szintű felelősségtudattal.