Hogyan adjunk visszajelzést?

Visszajelzést adni nem egyszerű dolog. De mégis mik azok, amikre figyelnünk kellene? Hogyan csináljuk? Hatékonyan? Empatikusan?

Konstruktív javaslatokkal, építő megjegyzésekkel, egyszerű dicsérettel könnyen motiválható a munkavállaló, de még a vezető viselkedésében is pozitív változást érhetünk el.

Home office idején, az elszigetelten dolgozó kollégáknak pozitív dolgok kiemelésével kezdjük az őszinte feedback-et. És érdemes még a visszautasított álláskeresőknek is visszajelzést adni, hiszen cégünk követeivé válhatnak.

Az otthon végzett munka egyben társadalmi elszigeteltséget és krónikus stresszt hozhat magával. Konstruktív visszajelzésre a home office keretein belül is szüksége van a munkavállalónak és a vezetőnek is egyaránt. Az őszinte vélemény segít szakmai fejlődésünkben, jó irányba tereli a vállalati projekteket és bizalmi, motivált légkört teremt.

Kezdjünk az alapfogalmakkal

A visszajelzés jelentése: A munkahelyi visszajelzés az a folyamat, amiben konstruktív javaslatokat teszünk kollégánk vagy alkalmazottunk szakmai és személyes fejlődésére, hatékonyságának növelésére. Ennek segítségével megerősítjük a jó viselkedést, növeljük kollégáink szervezettel szembeni elköteleződését, motiváltságát. A visszajelzés nem kritika, hanem olyan építő jellegű, objektív és megalapozott észrevétel, ami mind a két fél épülését és a célok elérését szolgálja.

Feedback jelentése: A feedback nem más, mint a visszajelzésre használt angol nyelvű fogalom. Magyarországi nemzetközi cégeknél nagyon gyakran használjuk, mivel a legtöbb dokumentumban, kérdőívben, vállalati kommunikációban az alapfogalmak többnyire angolul szerepelnek.

Vágyunk a visszajelzésre

Az alkalmazottak, kollégák vágynak az elismerésre és szeretik, ha érkezik visszajelzés velük kapcsolatban, az elvégzett munkáról.

A redballon felmérése szerint az emberek többsége nem szereti, ha a nagy nyilvánosság előtt dicsérjük meg őket. 

De mi is a visszajelzés?

A feedback-et többnyire a vezető, a menedzser vagy a szakmai szempontból tapasztaltabb kolléga fogalmazza meg. Ahol a vállalati kultúra támogatja, ott a vezető kifejezetten kéri, hogy a kollégák adjanak visszajelzést, amit beépít vezetési stílusába.

Több vállalatnál a feedback rendszeres, szervezett keretek között történik. Általában évente kerül rá sor, az egyéni teljesítményértékeléssel, a karrierlehetőségek ismertetésével együtt. A visszajelzés beépül a vállalati kultúrába, a munkafolyamatokba, a motiválás és ösztönzés eszközét képezi. Ennek megfelelően egy jó vezető nemcsak a formális alkalmakkor, hanem informálisan, spontánul és szinte állandóan visszajelzést ad egy-egy részeredménnyel, ötlettel, kezdeményezéssel kapcsolatban.

Miért adjunk visszajelzést?

1. Mert munkatársunk megérdemli

Nap, mint nap beletesszük az energiánkat a munkánkba. Folyamatosan és jó esetben rendíthetetlenül dolgozunk azon, hogy jól csináljuk, amit csinálunk. Megérdemeljük, hogy elismerjék tevékenységünket! Munkatársunk szintén megérdemli, szakítsunk időt arra, hogy korrekt visszajelzést adjunk munkájáról!

2. X, Y, Z generációk 

Ahogy haladunk előre a generációk mentén egyre fokozottabban érvényes, hogy nagy az igény a visszajelzésre. Attól, hogy neked nincs szükséged rá, másnak még van!

3. Növeli a motivációt, lojalitást, csökkenti a fluktuációt

Az őszintén és konstruktívan megfogalmazott visszajelzés megnöveli a kolléga motivációját, aki büszkén tekinthet önmagára, megnő önbizalma az elvégzett munkával kapcsolatban. Ennek hatására a kollégák kezdeményezőbbek lesznek, az elvártnál többet megtesznek a sikerért. Több felelősséget vállalnak az elvégzett munkáért, jobban magukénak érzik munkahelyüket. A rendszeres feedback megnöveli a kolléga lojalitását, és ezzel párhuzamosan csökken a fluktuáció.

Hogyan jelezzünk vissza munkatársunknak?

Egy ismerős menedzser két külön irodát tartott fenn a visszajelzések közlésére. Az egyikben nyugodt, laza kávézói hangulat uralkodott, oda hívta azokat, akikkel relaxált, kellemes környezetben szerette volna megbeszélni a dolgokat. Egy másik, hagyományosabb berendezésű irodában pedig a hivatalos vagy komoly üzleti tárgyalásokat vitte. Ő abban hitt, hogy a díszlet, az öltözet és a testbeszéd is fontos, amikor az alkalmazottakkal beszélünk. 

Home office idején vele együtt a vezetők ezeket a mankókat elvesztették. Ráadásul az otthoni irodában megélt krónikus stressz hatására az alkalmazottak hajlamosak mindent pesszimista szemüvegen keresztül látni, jobban észrevenni a negatív megjegyzéseket (a krónikus stressz és a negativitás kapcsolatával foglalkozó tanulmány itt érhető el). Ez azt jelenti, hogy a kolléga értékeléskor a negatív megjegyzésekre és nem pozitív összképre fókuszál. Például, ha azt mondjuk, "Szeretném, ha újból nekifutnál a jelentésnek", ő azt hallhatja ki ebből, "Nagyon rossz munkát végeztél".

Kezdjünk egy kérdéssel

A konstruktív feedback induljon egy kérdéssel, őszintén kérdezzünk rá a kolléga szándékaira: "Mit gondolsz a jelentésről?" vagy még direktebben: "Mit gondolsz, hogy ment a munka?"

Legyünk őszinték és érdeklődők, hiszen nem tudhatjuk, hogy milyen tapasztalattal a birtokában vágott neki a jelentés elkészítésének, lehet ez volt első fontosabb munkája.

Ha a kolléga nem tapasztalt semmilyen problémát, akkor egy naiv alul teljesítővel állunk szemben. Ilyenkor szembesítenünk kell a problémával: "Azért kérdem, mert észrevettem, hogy ez és az történt." Közösen gondolkodva a probléma megoldását is megtalálhatjuk, hogy a jövőben ne forduljon elő ugyanez a helyzet.

A kritika előtt fejezzük ki elismerésünket

A kutatások szerint az emberek sokkal befogadóbbak a konstruktív bírálatra, ha előbb felsoroljuk, hogy pontosan mit csináltak jól, hol voltak eredményesek. Ne fogalmazzunk általánosan, minél konkrétabb eredményt emeljünk ki. Ahelyett, hogy azt mondjuk, "Jó munkát végeztél", mondhatjuk "Számomra a munkád alapján nyilvánvaló, hogy jól értesz az adatokhoz". Ha semmit sem tudunk kiemelni a munkából, akkor dicsérjük például a tanulási hajlamukat.

Mondjuk el, hogy jót akarunk

Ismertessük, hogy a visszajelzéssel konstruktív szándékaink vannak. Az a célunk, hogy a jövőben hatékonyabban, minőségibb eredmény szülessen. Mondjuk ki bátran, hogy: "Látom, hogy szeretnél jobban programozni, és akarok neked ebben segíteni". Vagy hangsúlyozzuk, hogy "Ezt a projektet példaként szeretném használni a vállalaton belül, ezért a noszogatás". Ha ezt hallja a kolléga, akkor nem védekező álláspontból, hanem konstruktív, építkező szándékkal gondolja át a megjegyzéseket. 

Kinek adjunk visszajelzést?

Visszajelzést nemcsak főnök adhat alkalmazottnak, hanem fordítva, az alkalmazott is adhat a vezetőjének, feltéve, ha ezt a vállalati kultúra támogatja, esetleg elvárja. A jó vezető pedig nemcsak meghallgatja, hanem beépíti menedzseri szokásai közé a konstruktív feedback-et.

Egy vállalat vezetője mesélte átalakulása történetét. Nagyon hosszas megbeszéléseket tartott. Mint kiderült, ez nem a problémák mennyisége miatt történt, hanem egyszerűen szeretett sokat beszélni. A kollégák visszajelzése után megígérte, hogy visszafogja magát. Ehhez munkatársai segítségét is kérte. A kollégáknak kézfeltartással kellett jelezniük, ha már túl sokat beszélt. A megbeszéléseket az is rövidítette, hogy hivatalosan fél óránál hosszabb meetinget nem tarthattak.

Sikertelen álláskeresőnek is jár

IT recruitment-tel foglalkozó vállalatként tisztában vagyunk azzal is, hogy a sikertelen álláskeresőknek is kell visszajelzést adni, erre buzdítunk minden velünk dolgozó vállalatot. Igyekezzünk minél konkrétabban megfogalmazni a visszautasítás okát, mert ebből az álláskereső is tanul.

A feedback biztosítása a munkáltatói márkaépítés eszköze, hiszen a sikertelenül szerepelt pályázó jó hírünket viheti a nagyvilágban vagy lehet másodszorra is pályázik nálunk. Egy junior pozíció esetében például a Javascript programozási tapasztalat hiánya miatt kellett visszautasítunk a jelentkezőt. Ezt meg is mondtuk őszintén neki. Az álláskereső fél év alatt bepótolta lemaradását, majd újból beadta jelentkezését hozzánk, ekkor már sikeresen el tudtuk helyezni.

És végezetül egy kis "érdekesség" 

Ha a blogbejegyzéseinkről mindig elsőként akarsz értesülni, kövess minket LinkedInen és Facebookon is!